Подготовка и участие в выставках. Послевыставочная работа.

Виды выставочных мероприятий в туризме. Крупнейшие туристские выставки мира и России. Цели выставочной деятельности. Цели туристских организаций при участии в выставках. Классификация выставочных мероприятий: по целям проведения, по частоте проведения, по характеру предложения экспонатов, по составу участников. Затраты и выгоды от участия в выставочном мероприятии. Этапы выставочной работы. Выбор выставки. Подготовка к выставке: организация и оплата стенда и оборудования; работа по предварительному каталогу; работа с оргкомитетом выставки; подготовка выставочной документации и рекламы, подготовка выставочной команды. Работа на стенде: место стенда на выставке; привлечение посетителей; планирование экспозиций; дизайн стенда; методы показа экспозиции; требования к стендовой (выставочной) команде. Основные правила выставочной работы. Работа после выставки: работа с журналом контактов, с прессой, действующими и потенциальными партнерами, клиентами. Отчет и аналитическая записка по работе на выставке.

Важное направление в продвижении турпрод – выставки, ярмарк. Поиск партнеров по сбыту. Сейчас в Москве – «Путешествие и туризм» (MITT), «Подмосковье», «Отдых», «Гостиничный бизнес» и др. Крупнейшая – MITT (многоотраслевая выставка всемирного значения).

Если говорить о классификации выставочных мероприятий, то их можно разделить по след. признакам:

- по целям проведения (торговые и информационно-ознакомительные);

- по частоте проведения (периодические, ежегодные, сезонные);

-по характеру предложения экспонатов (универсальные, отраслевые, специализированные);

- по составу участников (региональные, межрегиональные, национальные, международные).

Затраты и выгоды при участии в выставках. Затраты: аренда площадей/стенда; оплата команды стенда; выставочные образцы; транспортировка; билеты; командировочные расходы; гостиница; затраты времени; спец. цены для выставочной продажи; подготовительные работы и пр. Польза: прямой контакт с покупателями; ориентация на рынке; новые партнеры; демонстрация продукта; новые продукты; контакты с прессой; анализ сегмента рынка и пр.

Участие в выставках – один из видов продвижения турпрод. Осн. цель выставочн. деят-ти – с одной стороны, помочь потребителю и фирмам-продавцам услуг сориентироваться в огромном кол-ве тур предложений, а с др стороны, помочь т/о найти партнеров по сбыту в др странах и регионах.

Выставочн деят-ть состоит из 3 этапов: предварит. подготовка, работа на выставочном стенде, послевыставочная работа.

Предварит – выбор выставки и организ мероприятий, связаннных с участием в ней. Определиться с участием необходимо за год, а за полгода оплатить стенд и оборудование. Получив каталог или список участников, необходимо приступить к привлечению партнеров и клиентов. Направляются факсы и письма компаниям, в контактах с кот заинтересована фирма, с приглашение посетить стенд. Приглаш должны быть получены адресатами ~ за 3 недели до начала выставки.

При подготовке:

- изучение участников, конкурентов

- сообщить организаторам точное название фирмы

- подготовить прайс-листы по нашим продуктам

- подготовить письмен информ., вспомогат иллюстрации, рекомендации для работников стенда

- подгот рекламные буклеты

- достаточное кол-во визиток

- подгот прес-релиз, видео

- сформировать стендовую команду со знанием ин. яз., провести инструктаж

Работа на стенде нач с организации самого стенда: определяется место стенда на выставке. Наилуч счит-ся места в центре выставоч площади, на поворотах, при входе. При планировании экспозиции разумно проанализировать предстоящую презентацию своего продукта. Также необх заранее сориентироваться какие действия планируем провести на стенде: демонстрацию продукции, прямую продажу, переговоры, презентацию фирмы. Также необх заранее спланировать вспомогат зоны (переговорную комнату, место для хранен рекламн материалов). Особое внимание следует уделить логотипу компании на стенде, название – на видном месте

По оконч выст-ки с учетом полученных визиток и журнала контактов рассылают факсы и письма с благодарностью, досылают информ. материалы, проекты контрактов, ведут переговоры о след встречах. Журналистам отсылаются отчеты о выставке.

Чрезвычайно важным видом рекламной деятельности коммерческих организаций является участие в туристских биржах, выставках, ярмарках. Наиболее эффективно участие в выставках, предназначенных для специалистов, так как оно дает возможность не только прорекламировать свой продукт, но и заключить сделки, установить новые деловые контакты.

В настоящее время в разных странах мира проводятся десятки международных туристских ярмарок, выставок, бирж, в рамках которых организуются семинары, пресс-конференции, презентации и другие мероприятия, дающие широкие возможности представить свою фирму и свой продукт, заключить контракты, найти новых партнеров, распространить информацию через широкий крут посетителей и журналистов, обменяться опытом работы.

Наиболее крупными мероприятиями являются Международная биржа по туризму в Берлине, Всемирная туристская ярмарка в Лондоне, Международная туристская выставка ФИТУР в Мадриде.

В России в последние годы появляются все новые и новые выставки и ярмарки. В Москве с 1994 г. проводится Московская международная выставка "Путешествие и туризм", а с 1995 г. - "Отдых". В Санкт-Петербурге представлены две выставки - "Интурфест" и "Инветекс". Выставки организуются и в других городах России: Сочи. Новосибирске, Ульяновске и т. д.

Отличительная черта этих мероприятий - ориентированность на профессиональных работников туристской индустрии и широкое представительство прессы. Участниками данных мероприятий являются НТО, туроператоры и~"гура-генты, гостиницы, транспортные, страховые, автопрокатные компании, специализированные издательства, научные организации и другие общества по туризму, учебные заведения по туризму и т. д.

Участие в специализированных выставках является одним из видов продвижения туристского продукта. Основная цель рекламной деятельности на выставках и ярмарках -помочь потребителю и фирмам-продавцам услуг сориентироваться в огромном количестве туристских предложений, побудить их выбор в пользу своего продукта- Поэтому реклама, представляемая здесь, по форме и содержанию несет большую коммерческую нагрузку, сообщает о цене, условиях бронирования, сезонности, классе обслуживания, предполагаемых услугах, дает описание гостиницы и т. д.

Участие в выставках можно рассматривать также как перспективную деятельность по расширению партнерских связей.

Участие в выставках платное. Однако большое количество ежегодно проводимых мероприятий подобного рода и их представительность, значительное число участников

и посетителей без лишних слов подтверждают их ценность для успешной работы турпредприятия.

К примеру, на 1997 г. было официально запланировано и объявлено к приглашению 102 туристские выставки, биржи и ярмарки в.разных странах мира, в том числе 20 мероприятий в России. Абсолютное большинство из них имеет регулярный характер (ежегодные). Как же добиться успеха от участия в таких мероприятиях? Это во многом зависит от самих участников. Низкая эффективность участия в выставках часто связана с элементарным неумением работать на них- Однако существуют общие рекомендации по работе на туристских выставках и ярмарках.

Выставочная деятельность состоит из трех этапов работы:

1) предварительная подготовка;

2) работа на выставочном стенде

3) послевыставочная работа.

Каждую фазу характеризуют специфические моменты.

1. Выбор выставки и подготовка к ней. Руководители большинства компаний концентрируют внимание на самых крупных биржах типа ФИТУР и т. п., что вполне оправданно, если фирма уже имеет по всем направлениям партнеров и успешно с ними сотрудничает. В этом случае мировые форумы в Берлине, Лондоне или Мадриде - самое лучшее место для контактов с ними.

Но если фирма собирается расширить круг своих контрагентов или освоить новое для себя направление, предпочтительнее работать на региональных выставках 'И профессиональных турсалонах.

Минимум за год необходимо определиться с участием из-за полгода оплатить стенд и оборудование. Следует учесть, что на большинстве крупных выставок прием заявок на участие заканчивается уже за 3 - 4 месяца до их начала, а на наиболее значительных, - за полгода.

Опыт показывает, что наиболее эффективна работа на коллективных национальных стендах, которые максимально привлекают потенциальных партнеров и клиентов.

Получив предварительный каталог или список участников, необходимо приступить к этапу привлечения партнеров и клиентов. В этих целях направляются факсы и письма с приглашением посетить стенд компаниям, в контактах с которыми заинтересована фирма.

Существует и множество других способов, позволяющих привлечь к своему стенду посетителей и потенциальных партнеров. Например, наклейки или штампы на конвертах и письмах: задолго до начала выставки наклейками с приглашением посетить стенд отмечается каждое почтовое отправление. предназначенное адресатам из соответствующих целевых групп.

Приглашения должны быть получены адресатами примерно за три недели до начала выставки. А рассылку многоразовых приглашений лучше начинать за два месяца до открытия выставки-

Используются и другие традиционные способы привлечения посетителей - через рекламу в специализированной прессе, каталоге выставки и т. д.

Не менее важно заранее спланировать проведение собственных презентаций, пресс-конференций, "круглых столов", включив их в программу параллельных мероприятий выставки.

В" предварительную подготовку к выставке входят также следующие контрольные моменты.

• Подготовить контрольный список по сходным категориям потребителей и партнеров, по профилям выставки,

необходимый в дальнейшем для статистики и сравнения с предыдущими показами.

• Внимательно изучить каталоги предыдущих выставок на предмет контроля участия ваших конкурентов.

• Систематически самостоятельно знакомиться с каждой категорией туристского продукта и с каждым участником выставки, вписанным в каталог, используя их для улучшения и расширения разнообразия вашего выставочного предложения.

• Сообщить организаторам удобное время для посещения выставки по каждой категории пользователей вашей продукции, что должно быть учтено.

• Сообщить организаторам и утвердить точное название вашей фирмы.

• Подготовить письменную информацию, вспомогательные иллюстрации, рекомендации для агентов вашей компании-

• Подготовить технические листовки, прайс-листы по вашим продуктам, проекты стендов. Представить цены по комплексным пакетам туров и по отдельным услугам.

• Решить заранее, как вы хотите выставить свой продукт, как более привлекательно расположить стенды, учитывая требования к оформлению пространства.

Помните, первые входящие - первые услуги. Это необходимо учитывать при выборе и получении хорошего выставочного места. Предпочтительны угловые стенды, а также стенды в боковых проходах.

• Старайтесь использовать в демонстрации что-нибудь, что движется или привлекает внимание проходящих мимо посетителей выставки, иначе, чем у других.

• Подготовьте 2 вида рекламных буклетов для раздачи:

один, обзорный, - для чтения о ваших возможностях, другой, более подробный, - для появившихся клиентов и серьезно интересующихся клиентов.

• Информируйте вашего агента или представителя обо всех аспектах выставки и продукта.

• Приглашайте или информируйте всех клиентов и контактеров (главное - не стоять!).

• Сформируйте квалифицированную стендовую команду; вы должны быть уверены, что по крайней мере двое, а лучше все говорят на иностранном языке.

• Подготовьте достаточное количество визитных карточек с названием и данными вашей фирмы. Попросите у организатора предварительный список участников выставки, отметьте своих конкурентов.

• Подготовьте формы, бланки, бумагу, ассортиментные листы для облегчения общения с посетителями стенда. Ассортиментные листы должны показывать:

а) персональные имя и позицию, сведения о фирме, область интереса, установившиеся контакты, имеющиеся конкуренты;

б) подробности о фирме, такие как: адрес, размер, владелец, оборот, специфические области деятельности;

в) примерный профиль списка/сообщения для посетителей. описывающий возможности продукта и критерии интереса.

Желательно всю подготовленную выше информацию ввести в базу данных компьютера, что позволит производить работу с его использованием.

Целесообразно подготовить пресс-релиз, информационные подшивки, файлы или видео для демонстрации посетителям стенда.

Заранее следует по возможности предусмотреть контакты с прессой.

До показа установить контакт с шоу-менеджментом и попросить их найти время и провести соответствующую пресс-конференцию.

2. Работа на стенде. По работающей на выставке команде судят о туристской фирме в целом. Поэтому особого внимания заслуживает подбор персонала стенда. И здесь на первое место, наряду с хорошей профессиональной подготовкой и знанием иностранных языков, выходит умение общаться с посетителями. Особенно ценно, если выставочная команда заранее обучилась ведению переговоров.

На стенде к любому посетителю необходимо относиться с подчеркнутым вниманием: взять у него визитку, зафиксировать цель обращения в журнале.

Важнейшим документом на стенде является "журнал контактов", по которому судят об эффективности работы на выставке. В нем указывается дата визита, предмет разговора, краткий итог переговоров, к нему прикрепляется визитная карточка.

На стенде должны работать минимум два сотрудника. Однако слишком большая команда, работа которой не планируется и не организуется заранее, также не приносит пользы работе.

Печатная рекламная продукция должна выкладываться на стенд постепенно, распределенная не только по дням работы, но и по времени дня.

Контрольные вопросы по выставочной работе.

• Регулярно проводите инструктаж вашей стендовой команды.

• Будьте другом каждому, кто подходит к стенду.

• Создайте впечатление, что стенд всегда обслуживается не менее, чем двумя людьми.

• Все время под рукой имейте достаточное количество информации.

• Каждый посетитель должен быть зафиксирован по имени, профессии, компании и серьезности его интересов или потребностей в течение 5 минут. Вы хотите вступить в контакт с "сильным" покупателем. Проинструктируйте об этом свою стендовую команду. И сразу же за этим нужно приступить к выяснению общих интересов. Представьте вашу визитную карточку, расспросите посетителя о нем, если у него нет карточки или фирменного буклета. Это обычно подразумевает ваш подлинный интерес к посетителю.

• Никто из команды стенда не должен есть, пить или курить на выставочном месте. Тем не менее пепельница всегда предоставляется посетителям.

Проверяйте и поправляйте экспонаты каждый день перед открытием показа. Не идите на компромисс, когда придется совсем изменить и кое-что снять со стенда.

• Используйте некоторое время для осмотра стендов ваших конкурентов на выставке. Проверьте и запишите все имена, названия компаний, которые вам здесь встретятся.

• Ежедневно заполняйте (например, отмечайте птичками) все критерии в контрольном листе по профилю ваших посетителей.

3. Работа после выставки. Участие в выставке - только начало интересных деловых контактов.

Последующая работа строится по-разному для разных целевых групп:

• клиентов;

• заинтересованных лиц;

• журналистов.

Прежде всего, по окончании выставки на основании визиток и "журнала контактов" рассылают факсы и письма с благодарностью важным клиентам, досылают информационные материалы, проекты контрактов, с ними ведутся переговоры о следующих встречах.

Принято обычно также внимательно прорабатывать каталог выставки, а затем отправлять коммерческие предложения и запросы даже тем фирмам, с которыми не удалось встретиться во время ее работы.

Не стоит забывать о прессе: журналистам высылаются отчеты о выставке и проведенных презентациях, фотографии. Контрольные вопросы после выставки.

• Установите контакт с каждым интересующим вас посетителем выставочного стенда. Письменно поблагодарите его за посещение стенда - в целях стимулирования его интереса к сотрудничеству. Делайте это не позже, чем через одну неделю после выставки- Сообщите в послании о предполагаемом времени визита вашего представителя для обсуждения дальнейшего сотрудничества.

• Направьте посетителю всю дополнительную специфическую информацию, которая может его заинтересовать, даже если вы уверены, что посетитель получил полную информацию из вашего выставочного стенда. Составьте информационный лист в виде сообщения о возможностях вашей фирмы/продукта для рассылки посетителям.

• Копиями таких информационных листов снабжайте всех своих агентов или представителей.

• Установите для ваших сотрудников предельный срок для осуществления контакта с посетителем или соответствующей компанией.

• Не позже, чем в течение двух недель после выставки, обсудите и оцените ее итоги, представив это в виде сообщений и анализа анкет посетителей.

• Сделайте комплект конспектов оценок расходов и издержек аналогичных выставок, которые очень помогут, когда будут готовиться и рассчитываться последующие выставки.

Итогами участия в работе на выставке являются отчет и аналитическая записка с конкретными предложениями и выводами.

Разумеется, нельзя планировать участие в последующих ярмарках и выставках, не проанализировав эффективность деятельности на предыдущей.