1.2 Изучение организационной структуры агентства и действующей в ней системы управления

При анализе организационной структуры был принят во внимание тот факт, что эффективные структуры управления должны удовлетворять следующим критериям:

1. У подразделения или человека может быть только один непосредственный начальник.

2. Каждый сотрудник должен иметь определенные функциональные обязанности.

3. Делегируя обязанности необходимо делегировать ответственность за их выполнение, контроль не делегируется.

4. При делегировании обязанностей, необходимо обеспечивать подразделение достаточными ресурсами и полномочиями.

5. Объединение работников в подразделения должно осуществляться на основе какого-либо принципа группировки (единство выполняемой функции, единство бизнес-процесса, единство клиента и др.).

6. Каждая функция должна выполняться полностью в рамках одного подразделения.

7. Результат выполнения функции или операции должен быть измерим и выражаться в конкретных показателях.

На предприятии полностью выполняется следующие функции: кадровая работа, привлечение клиентов, финансовое планирование, система контроля, указания руководства исполняются. Руководство располагает полной и достоверной информацией о деятельности предприятия, исполнение должностных обязанностей, решения принимаются системно и своевременно.

У работников есть желание самосовершенствоваться, повышать уровень совей квалификации. Таким образом, существующая организационная структура управления позволяет эффективно управлять предприятием.

Рисунок 1. - Организационная схема управления турагентства "Спорт Тур".

Компанию возглавляет директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние компании и ее деятельность. Директору подчиняется заместитель директора, главный бухгалтер, кассир, менеджеры по туризму, курьер.

Среди основных задач бухгалтерии данного агентства можно выделить следующие:

1) оперативное управление финансами предприятия (контроль за движением денежных средств, своевременным осуществлением платежей, расчеты с внешними и внутренними контрагентами);

2) оценка и планирование финансового состояния предприятия (разработка финансовых показателей и нормативов, проведение анализа финансовой деятельности);

3) бюджетирование (формирование операционных бюджетов и отчетов об их исполнении, бюджетный контроль);

4) работа с различными финансовыми структурами;

5) экономический анализ;

6) постановка и ведение всех видов учета (бухгалтерского, налогового, управленческого и финансового).

Требования к профессиональной компетенции менеджеров предполагают:

1) владение технологией продаж туристического продукта;

2) навыки делового общения и знание психологии клиентов;

3) знание основ страноведения и основных направлений туризма;

4) умение работать с документами и базами данных;

5) знание правовых основ туристической деятельности;

6) свободное владение интернет-технологиями, навыки продаж;

7) использование позитивных моделей поведения;

8) организация эффективной системы работы с клиентами;

9) решение непредвиденных ситуаций и проблем.

Менеджеры посещают направления, с которыми они работают по несколько раз в год, что гарантирует хорошее знание маршрутов и особенностей направлений и услуг. Униформы, характерной для всего персонала фирмы не имеется, но каждый сотрудник имеет бейдж, с указанием предприятия, имени и занимаемой должности.

Агентство имеет несколько городских телефонных линий, факс, ксерокс, несколько компьютеров, принтеров, кондиционер, подключение к локальной сети интернет. Так же для удобной работы сотрудников есть в наличии основные канцелярские принадлежности, которые облегчают многие вопросы, связанные с работой с бумагами, оформлением договоров, составлением различных документов.

Анализ распределения функций управления внутри предприятия:

Директор: заключает договоры, знакомится с новинками рынка, участвует в конференции, ведет переговоры по делам агентства, является главным распорядителем финансовых средств, контролирует и координирует работу агентства, контролирует все управленческие решения на всех уровнях агентства, принимает решения о приеме на работу или увольнению сотрудников, разрабатывает программы совершенствования внутрипроизводственных отношений, разработка имиджа фирмы, получение необходимых лицензий.

Заместитель директора: выполняет координационную работу, распределяет обязанности в турфирме. Так же в его обязанности входит поиск интересных предложений по туроператорам, составления планов и отчетов продаж.

Бухгалтер: ведет учет дебиторской и кредиторской задолженности, статистику данных, составляет отчетности, сдает баланс, начисляет и выдает заработную плату, ведет отчетность перед государственными органами учета. Бухгалтер несет персональную ответственность (административную, уголовную) за использование денежных средств туристического предприятия.

Менеджер: работа с клиентами, прием заявок у клиентов, проработка плана индивидуального тура, связь с операторами и средствами размещения, бронирование туров, оформление анкет, виз и страховок. [2]