Блок 3 КИТ - 2012

Организация документооборота на предприятии и характеристика документов первичного учета

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив

Потоки информации представляют собой совокупность сообщений, объективно отражающих деятельность предприятия, которые передаются по каналам связи для осуществления управления.

На предприятии существует 3 вида информационных потоков (документооборот): входящие, исходящие и внутренние документы.

Структура входящего информационного потока организована:

документ поступает в экспедицию (где присваивается номер и дата получения),
потом направляется в канцелярию (где прилагается сопроводительный формуляр)
затем руководителю (знакомится с содержанием и направляет в подразделение),
руководитель подразделения отдает исполнителю.

Исходящий поток направлен в обратной последовательности.

Внутренний – из одного подразделения через руководителя в другое. Как правило, внутренние документы (служебные записки не регистрируются и не нумеруются) из одного подразделения поступают в другое.

Операционный процесс обслуживания гостей и документальное оформление оказываемых услуг

Основная деятельность гостиницы связана с оказанием услуг по проживанию.

Для того, чтобы правильно организовать документальный учет в любой гостинице, необходимо, в первую очередь, представлять себе весь операционный процесс обслуживания гостей и какие первичные документы при этом должны быть оформлены на каждом из этапов этого процесса. Поэтому следует особое внимание уделить формам первичного учета, которые вместе с краткими указаниями по их применению и заполнению утверждены Приказом Минфина Российской Федерации от 13 декабря 1993 года № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности». – отменен, но образцы документов можно брать за основу при разработке новых документов

Перечень форм документов строгой отчетности

Наименование формы
Анкета – ВНИМАНИЕ!!!! введен новый формат анкеты 114 х 145 мм	заполняют анкету в двух экземплярах. После проверки личные документы возвращаются владельцам. Для хранения анкет и работы с ними в администраторской должны быть две картотеки: в первой хранятся анкеты на проживающих в гостинице, во второй — на лиц, выбывших из гостиницы в течение месяца. Анкеты в картотеках расставляются в алфавитном порядке.
Журнал регистрации иностранных граждан
Счет	Выписываются в трех экземплярах: первый выдается проживающему, второй вместе с «Кассовым отчетом» (ф. №5-Г) ежедневно сдается в бухгалтерию, третий ранится до выезда гостя в расчетной части гостиницы в специальных кармашках, расставленных по числам оплаты, в контрольной картотеке. Счета являются бланками строгой отчетности.
Счет
Карта гостя	Дает право поселившемуся на получение ключа от номера и внеочередное обслуживание в предприятиях общественного питания, бытового обслуживания и связи, расположенные в гостинице. На числовой сетке Карты гостя отмечается период оплаты. При выезде гостя этажный персонал делает отметку с указанием даты и часа освобождения номера (места), наименования и количества мест багажа. В вестибюле Карта гостя сдается в администраторскую.
Кассовый отчет	Составляется в двух экземплярах работником, осуществляющим расчеты с проживающими. Первый экземпляр вместе со счетами (ф. №3-Г) или контрольной кассовой лентой (при механизированном расчете) ежедневно сдается в бухгалтерию, второй сохраняется у подотчетного лица. Работник бухгалтерии сверяет форму №5-Г с формами 3-Г, 3-Гм.
Расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету	Ведется дежурным администратором или портье в двух экземплярах. Окончательный итог подводится после выезда проживающих и служит основанием к оплате счета, предъявляемого предприятию, организации.
Квитанция на возврат денег	Заполняется при оформлении возврата денег проживающему, досрочно выезжающему из гостиницы. Выписывается в одном экземпляре. Сдается в бухгалтерию вместе с «Кассовым отчетом» (ф. №5-Г). При оформлении возврата на первом и третьем экземплярах счета (ф. №3-Г) или на первом и втором (ф. №3-Гм) делается отметка о произведенном возврате. Работник бухгалтерии сверяет идентичность подписи гостя в ф. №8-Г с подписью в ф. № 1-Г, после чего анкета возвращается в администраторскую.
Акт о порче имущества гостиницы	Составляется работниками гостиницы в трех экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй — материально-ответственному лицу, в подотчете которого находится имущество гостиницы, третий выдается на руки плательщику.
Заявка на бронирование мест	Предприятия (организации) регистрируют заявку в специальном журнале «П» по установленной форме. Для оперативного учета проживающих на этаже поэтажный персонал (при наличии службы портье — портье) заполняет журнал по установленной форме. Заявка на бронирование мест по телеграммам, телефонным звонкам, письмам регистрируется в журнале «И» по установленной форме.
Автостоянка	Составляется на автостоянках гостиничного комплекса при приеме и выдаче автотранспорта, выписывается в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию, второй — выдается на руки плательщику. Является бланком строгой отчетности.
Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг	Выписывается на дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего). Составляется в двух экземплярах: первый представляется в бухгалтерию, второй — плательщику. Является бланком строгой отчетности.
Квитанция на прием вещей в камеру хранения

Содержание