2. Организационная структура гостиницы

В гостинице существуют следующие службы:

o Дирекция,

o Бухгалтерия,

o Отдел кадров,

o Техническая служба,

o Служба информационных технологий,

o Служба экономической безопасности и информационных технологий,

o Служба приёма и размещения,

o Отдел продаж,

o Отдел маркетинга и рекламы,

o Отдел бронирования

o Организация питания,

o Служба номерного фонда,

o Химчистка и прачечная,

o Салон красоты,

o Фитнес-центр,

o Служба снабжения,

o Служба внутреннего режима и порядка.

В состав службы приёма и размещения входят следующие должности:

1. Начальник службы приема и размещения.

Основные функции: разработка и внедрение распоряжений и процедур, контроль всех видов финансовых операций на трех стойках приема и размещения, обработка charge back (возвратный платёж), контроль за выдачей дисконтных карт для постоянных гостей, ведение отчетности по продаже wi-fi карт по двум гостиницам, проверка ночного аудита, сдача всей документации в бухгалтерию под личную ответственность, ведение табеля учета рабочего времени сотрудников, организация миграционного и паспортного учета, разрешение конфликтных ситуаций с гостями, взаимодействие с поставщиками и государственными структурами, непосредственное подчинение Генеральному директору. Контроль за деятельностью дежурных менеджеров.

2. Заместитель начальника службы приема и размещения.

Основные функции: Подчинение начальнику службы, в его отсутствие контроль за работой трех стоек приема и размещения в т.ч. ВИП этажа и выполнение всех вышеизложенных функций руководителя, взаимодействие с фирмами-партнерами, проверка ночного аудита, получение расходных материалов для бесперебойного функционирования службы, взаимодействие с фирмами по пошиву форменной одежды, координация работы со смежными службами гостиниц.

3. Супервайзер по работе с гостями.

Основные функции: контроль работы портье в дневную смену, ежедневный оперативный контроль за деятельностью группы швейцаров, замена портье в случае нехватки персонала на стойке, обучение вновь прибывших сотрудников и текущее обучение, оперативное решение нештатных ситуаций на стойке, проверка кредитного лимита проживающих, координация работы со смежными службами гостиниц.

4. Портье 1 категории.

Основные функции: подчинение начальнику службы, в его отсутствие - заместителю начальника. Ведет учет движения номерного фонда гостиницы, распределяет номера в соответствии с забронированной категорией. Осуществляет прием и приветствие гостей, их размещение. Владеет полной информацией о работе подразделений предприятия и перспективное загрузке гостиницы. Своевременно производит возврат гостям паспортов, виз, миграционных карт, копий отрывных талонов миграционных уведомлений, обеспечивает сохранность и своевременную передачу в органы миграционного учета их оригиналов. Контролирует выполнение аналогичных функций портье 2 категории и оказывает помощь в случае необходимости. Оформляет гостевые счета, документы по возвратам наличных средств и своевременно передает всю необходимую документацию в бухгалтерию. Проверяет все начисления, произведенные за смену и корректирует имеющиеся расхождения и ошибки. Обеспечивает постоянную проверку всех регистрационных карт, ваучеров, кредитных карт, состояния кредитного лимита гостей, оплаты через фирму наличных платежей и контроль за внесением достоверной информации в компьютер. Полная материальная ответственность за расчеты с проживающими, предоставление различной информации гостям, продажа wi-fi карт на стойке, обеспечение кабелями, адаптерами, зонтами и др. предметами гостей.

5. Портье 2 категории.

Основные функции: согласует все свои действия с портье 1 категории, в его отсутствие с супервайзером или руководителем службы. Аналогичные функции, что у портье 1 категории.

6. Старший ночной портье.

Основные функции: Те же, что у портье 1 категории плюс ответственность за смену финансовых суток, подготовка ночного аудита, сдача выручки в центральную кассу за смену, информационная помощь гостям в отсутствие консьержа, прием и распределение телефонных звонков. Решение нештатных ситуаций в обязательном порядке согласовывает с дежурным менеджером.

7. Ночной портье.

Основные функции: Те же что у портье 2 категории. Согласует все свои действия со старшим ночным портье. Полная материальная ответственность за расчеты с гостями.

8. Портье ВИП-этажа.

Основные функции: Те же что и у портье службы приема плюс всесторонняя помощь гостям ВИП этажа в любых вопросах, предупредительность, работа ВИП гостиной в полном объеме, подготовка номеров к заезду гостей, расстановка по номерам фруктовых ваз, а люксы- вино и бокалы; решение всех проблем гостей ВИП этажа в режиме on-line.

9. Администратор бизнес-центра.

Основные функции: помощь гостям с компьютером, поиск информации для гостей в интернете, помощь в печати, ксерокопировании, сканировании документов; начисления услуг б/ц в счет гостя, подготовка итогов дня для передачи в бухгалтерию. Совместно с отделом продаж бронирование конференц-залов, продажа бизнес-ланчей и прочее.

10. Консьерж.

Основные функции: оказывает помощь гостям в ориентировании по гостинице, в решении любых возникающих у них вопросов в максимально короткое время. Рекламирует услуги ресторанов, баров, бизнес-центра и других подразделений ОАО «Гостиница Будапешт» перед услугами других предприятий Осуществляет организацию предоставления экскурсий, приобретения авиа- и железнодорожных билетов, принимает заказы на билеты в театры, места в рестораны, автотранспорт, курьерские и другие услуги сторонних предприятий и организаций, правильно и своевременно оформляет соответствующую документацию. Предоставляет гостям предприятия информационное обслуживание, используя Интернет, справочники и другие источники информации. Контролирует своевременность подачи гостям автомашин по заказам и четко фиксирует в письменном виде все опоздания, невыезды.

11. Телефонист.

Основные функции: прием и распределение звонков в обе гостиницы. Обеспечение эффективной взаимосвязи между различными службами гостиницы.

12. Паспортист.

Основные функции: несет персональную ответственность за возврат гостям паспортов, виз, миграционных карт и выдачу на руки иностранным гражданам копий отрывных талонов миграционных уведомлений, сохранность и своевременную передачу в органы миграционного учета их оригиналов. Осуществляет контроль за сроками действия паспортов и виз гостей, подлинностью предоставляемых ими документов, наличием миграционных карт у иностранных граждан и отметок о пересечении границы РФ. Проверяет заполнение паспортных данных, произведенное ранее портье службы приема и размещения, исправляет выявленные ошибки, сообщает портье лично о допущенных недочетах в заполнении паспортных данных. Распечатывает и сохраняет на электронных носителях паспортно-визовые данные гостей и доставляет их лично в государственные органы, осуществляющие учет и регистрацию граждан, прибывающих в г. Москву (отдел УФМС).

13. Швейцар.

Основные функции: приветствие гостей при их заезде и отъезде, поднос багажа из автомобиля к стойке, затем в номер аккуратно и без повреждений, полная координация работы со стойкой приема и размещения, оперативное подчинение супервайзеру по работе с гостями.