Организация выставочной деятельности в туризме и ее основные этапы.

Выставки и ярмарки – это рыночные мероприятия, на которых экспоненты представляют на основе выставочных образцов производимые товары и услуги.

В рамках выставок и ярмарок организации (экспоненты) с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют производимые товары и услуги с целью изучения конъюнктуры рынка и содействия их сбыту.

Отличительной чертой ярмарок является то, что они, как правило, предполагают непосредственное осуществление прямых продаж экспонентами демонстрируемой услуг, хотя в настоящее время границы между понятиями «выставки» и «ярмарки» сведены до минимума.

Выставки и ярмарки – как правило, многокомпонентные мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, семинары, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

Из мирового опыта следует, что выставки/ярмарки принято классифицировать по пяти основным признакам:

> по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны/регионы они представляют);

> по тематическому (отраслевому) признаку;

> по значимости мероприятия для экономики города/региона/страны;

> по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);

> по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы).

Для того чтобы сделать участие в выставке более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, туристская фирма должна тщательно спланировать свою работу.

Участвуя в выставке, турфирме необходимо чётко определить цели такого участия и правильно выбрать выставку. Чтобы участие было эффективным предварительно турпредприятию необходимо ответить на следующие вопросы:

> какой продукт предлагает компания и насколько его цена соответствует

качеству,

> какого клиента и из каких регионов предприятие стремится привлечь.

Процесс участия туристской фирмы в работе выставки можно условно подразделить на ряд этапов:

1. Принятие принципиального решения об участии в выставке/ярмарке.

2. Определение целей участия фирмы в работе выставки.

3. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать

фирма.

4. Подготовительно-организационный период.

5. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в

выставке.

6. Работа в ходе функционирования выставки.

7. Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

Принятие принципиального решения об участии в выставочных мероприятиях свидетельствует о достижении туристской фирмой определенного уровня в своей сфере деятельности; выставка является местом демонстрации передового опыта, поэтому здесь не место фирме, предлагающей устаревшие туристские продукты невысокого качества. В то же время участие в работе выставки требует вложения значительных средств, что может позволить себе далеко не каждое туристское

предприятие.

Выставочная деятельность направлена на достижения основных маркетинговых целей туристского предприятия, среди которых:

> представление фирмы и ее продуктов;

> изучение рынков сбыта;

> поиск новых рынков;

> расширение числа клиентов;

> внедрение нового продукта на рынок;

> определение возможного спроса на новый продукт;

> поиск новых деловых партнеров;

> изучение предложения конкурентов;

> позиционирование своих продуктов относительно услуг конкурентов;

> формирование благоприятного имиджа фирмы;

> непосредственный сбыт продуктов и заключение контрактов.

Для достижения целей важным является выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать туристская фирма. Ежегодно проводится огромное количество выставочных мероприятий, поэтому определиться в своём выборе позволяет оценка таких аспектов как:

> время и место проведения выставки;

> авторитет выставки;

> численный и качественный состав участников и посетителей;

> уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных

контрактов) на последней выставке;

> возможность предоставления выставочных площадей и услуг;

> условия участия в выставке;

> разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы;

> окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

В течении подготовительно-организационного периода туристская фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии в ней путем подачи соответствующей заявки. Параллельно с этим решается ряд организационных вопросов, таких как:

> разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки;

> составление перечня выставляемых продуктов;

> отбор и подготовка персонала (коммерческого, обслуживающего, стенднстов, переводчиков);

> разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий;

> выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке;

> определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов;

> подбор и изготовление рекламных и информационных материалов;

> разработка тематического плана экспозиции (выставочного стенда);

> заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда, а также заказа на необходимое оборудование и услуги.

После решения этих вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. В среднем расходы крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях составляют 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации.

Следующим этапом работ по подготовке к участию в выставке является разработка тематического плана своей экспозиции. Он включает в себя:

> окончательный отбор образцов услуг, которые будут демонстрироваться;

> разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.;

> генеральную компоновку экспозиции фирмы — распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

После монтажа экспозиции и официального открытия выставки наступает следующий этап — работа в ходе ее функционирования. Желательно, чтобы во время работы выставки на стенде присутствовал руководитель туристской фирмы. Если присутствие невозможно в течение всего рабочего дня, то необходимо, чтобы на стенде было расписание, в какие дни и часы кто из руководителей будет на стенде.

Обычно заранее становится известно, что выставку посетят высокопоставленные гости, иностранные делегации, представители прессы или телевидения (об этом можно справиться в оргкомитете выставки). В такие дни присутствие руководителя на стенде может способствовать заключению выгодных контрактов, освещению деятельности фирмы в прессе или на телевидении.

Во время работы выставки руководитель должен наблюдать и делать правильные выводы: сколько действительно необходимо выставочной площади для выставок такого типа, какие услуги пользуются наибольшим спросом, как в следующий раз организовать работу на стенде, кто из специалистов наиболее подходит для работы во время выставки.

Кроме того, руководитель туристской фирмы может посетить другие выставочные стенды. Это поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы. Контакт посетителей и специалистов с экспозицией фирмы очень непродолжителен, исходя из этого проводятся работы по налаживанию коммуникаций с искомой целевой аудиторией. Для этого целесообразно:

> провести комплексную рекламную кампанию в местных средствах массовой информации;

> обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку;

> заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов;

> обеспечить наличие достаточного количества носителей рекламы у стенда фирмы.

После завершения выставки, демонтажа экспозиции, в обязательном порядке должен быть сделан анализ итогов участия фирмы в выставке.

Итоги выставки можно условно подразделить на две группы: