43. Оформление документов туристов и туристских групп

Документальное оформление взаимоотношений между туристом и туроператором является важным элементом. Документы могут быть разделены на три группы:

1. Документы для заказа (заказ, лист бронирования, подтверждение бронирования).

2. Документы для клиента (договор, путевка, ваучер, памятка, страховой полис, билет на транспорт).

3. Документы, утверждающие личность туриста (загранпаспорт, загранпаспорт на ребенка и т.п.)

Перечень документов применительно к конкретному туру зависит от множества факторов: набор услуг, вид тура, страна назначения, индивидуальный или групповой тур, наличие малолетних детей и так далее, и должен соответствовать нормативно-правовым документам России и страны (стран) пребывания.

Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура должна быть оформлена на специальном бланке (Лист бронирования). Заявка содержит сведения о намерении приобрести те или иные туруслуги. В связи с тем, что многие турфирмы предоставляют клиентам возможность расчетов по частям, от применяемой терминологии в вышеуказанном документе зависит его правовой статус. В случае если предварительная оплата определяется авансом, то заявка в соответствии со статьей 429 ГК РФ часть 1 признается в качестве предварительного договора, на основании которого в дальнейшем будет заключен основной договор, при этом предварительный может быть лишен юридической силы или включен в основной. Если услугу оказывает непосредственно туроператор, то можно не составлять предварительный договор в виде заявки - гораздо проще оформить один основной договор. Договор. Согласно Федеральному закону « Об основах туристской деятельности в РФ» реализация турпродукта осуществляется на основании договора. Договор заключается в письменной форме и должен соответствовать законодательству РФ.

Согласно статье 10 Закона к существенным условиям договора относятся:

1) Информация о туроператоре или турагенте (продавце), включая данные о лицензии на осуществление туристической деятельности, его юридический адрес и банковские реквизиты.

2) Сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации турпродукта.

3) Достоверная информация о потребительских свойствах туристического продукта, включая информацию о программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов, о результатах сертификации туристического продукта.

4) Дата и время начала и окончания путешествия, его продолж-льность.

5) Порядок встречи, проводов и сопровождения туристов.

6) Права, обязанности и ответственность сторон.

- обязанности турфирмы (по предоставлению туристического продукта в полном объёме и качественно; по мед. страхованию туристов; по оформлению для них посольских виз);

- обязанности туриста (по оплате, предоставлении необх. док-тов для оформления виз и т.п.).

7) Розничная цена турпродукта (-нематериальный товарный комплекс услуг и обслуживания, реализуемый туристу на условиях предоплаты с последующим гарантированным предоставлением услуг по мере востребованности в месте потребления) и порядок его оплаты (наличными или перевод денег на расчётный счёт фирмы);

8) Минимальное количество туристов в группе, срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы.

9) Условия изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещения убытков сторон ( ответственность и освобождение от ответственности сторон в случаях форс - мажорных обстоятельств, изменения качества предоставляемых услуг, сроков их предоставления, отказа сторон от тура);.

10) Порядок и сроки предъявления претензий туристом.

Неотъемлемым приложением к договору фирмы с клиентом при продаже тура (заранее спланированная и оплаченная туристская поездка с комплексом услуг по размещению, транспорту, питанию, экскурсиям) является туристическая путевка. Турпутевка – это документ, подтверждающий факт передачи турпродукта. В соответствие с ФЗ «Об основах туристской деятельности» турпутевка является письменным акцептом оферты туроператора или турагента на продажу турпродукта и неотъемлемой частью договора, а также документом первичного учета туроператора или турагента. После оплаты туристических путевок клиентам выдает тур. ваучер и др. документы, необходимые для поездки (паспорта, а/билеты, пр.).

Туристический ваучер - это документ, устанавливающий право туриста на услуги, входящие в состав тура и подтверждающий факт их передачи. Согласно статье 10 Закона «Об основах туристской деятельности в РФ» на основании турваучера осуществляется урегулирование взаиморасчетов между туроператором или турагентом, направляющим туриста, и туроператором по приему или лицами, предоставившими конкретные услуги. Ваучер является официальным документом, который направляющая фирма выдает туристам - индивидуалам или руководителю группы как подтверждение их права получить от принимающей фирмы перечисленные в нем услуги. По прибытии туриста в пункт назначения ваучер передается принимающей стороне. Ваучер подписывается ответственным сотрудником направляющей фирмы и должен иметь оттиск ее печати.

Некоторые посольства развитых стран для получения въездной визы ввели требование обязательного страхования. В связи с этим турфирмы сотрудничают со страховыми компаниями путем заключения договоров страхования, на основании которого путешественникам выдается страховой полис или сервисная книжка, если полис групповой.

Страховой полис - обязательный документ при турпоездке. Большинство стран мира не выдаёт визы без наличия специального страхового полиса. К ним относятся большинство развитых стран: Австрия, Бельгия, Германия, Голландия, Дания, Испания, Норвегия, Франция, Швейцария, Швеция, США.

По требованию туриста туроператор (турагент оказывает содействие в предоставлении услуг по страховке иных рисков, связанных с совершением путешествия. Страховые тарифы зависят от страны пребывания, конкретной обстановки в ней (например, Тайланд осени 2008 г. является для туристов небезопасным местом), вида туризма (так, экстремальный туризм более рисковый, чем культурно-познавательный) и иных факторов, в том числе — величины туристского потока в ту или иную страну.

Загранпаспорт. Чаще загранпаспорта туристы оформляют самостоятельно. Также обязателен отдельный паспорт на ребенка.

Согласно законам «О защите прав потребителей» и «Об основах туристской деятельности в РФ» туристу должна быть предоставлена достоверная и полная информация о предстоящем путешествии. Поэтому в комплект обязательных документов, выдаваемых клиенту, входит информационный листок и, при необходимости, другие документы (программа, маршрут пребывания, проспекты, каталоги, карта метро и так далее).

При оформлении документов в обязательности турфирмы входит информирование туристов о требованиях пограничных и таможенных служб. При путешествиях в страны, неблагополучные в отношении особо опасных заболеваний (чума, холера, желтая лихорадка и другое), туристам должна выдаваться «Памятка гражданам, отъезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям». Памятка должна заверяться оператором и агентом, кроме этого она должна быть снабжена голограммой.