56. Работа с иностранными партнерами: документооборот и делопроизводство

Приемом и обслуживанием иностранных туристов в РФ, как и в других странах, должны заниматься турфирмы, специализирующиеся на этих операциях. Они называются принимающими или рецептивными турфирмами (сокращенно – фирмы-рецептивы). В российском законодательстве в отношении этих фирм используется термин «туроператор по приему».

Характер их деятельности, функциональная и организационная структуры сильно отличаются от фирм, занимающимся направлением российских туристов за границу.

Действительно, для того, чтобы турфирма-рецептив могла успешно осуществлять свою основную деятельность, т.е. принимать и обслуживать иностранных туристов на территории РФ, она должна соответствовать следующим требованиям:

• обладать необходимой информацией о конъюнктуре зарубежных туристских рынков, состоянии действительного и потенциального спроса на турпоездки в РФ;

• уметь правильно выбрать зарубежный рынок для продвижения российского продукта, сориентироваться на конкретный туристский спрос, оценить его количественные и качественные характеристики;

• иметь данные о туристских ресурсах РФ, а именно природно-климатических, этнографических, исторических, культурных и других туристских достопримечательностях, маршрутах и условиях путешествия;

• владеть полной информацией о материально-технической базе иностранного туризма в РФ (гостиницах и других средствах размещения, предприятиях питания, транспорте, экскурсионных бюро);

• иметь устойчивые деловые связи с российскими предприятиями туристской индустрии, опыт организации на высоком уровне приема и обслуживания иностранных туристов в РФ;

• иметь возможность активного продвижения российского турпродукта на зарубежных рынках посредством современных средств рекламы и информации;

• иметь эффективную партнерскую сеть за границей из числа иностранных фирм- туроператоров, способных полностью реализовать предлагаемый российской стороной турпродукт;

• знать и полностью соблюдать законодательство и нормативные акты РФ в области иностранного туризма, иметь необходимые связи с государственными и муниципальными учреждениями, контролирующими и регулирующими отрасль иностранного туризма в РФ;

• иметь право визовой поддержки зарубежных турфирм, обращающихся в консульские учреждения РФ за границей для получения российских въездных виз иностранными туристами, направляющимися в РФ. Право визовой поддержки (референс) выдается консульской службой Министерства иностранных дел РФ в соответствии с установленными правилами.

Следует подчеркнуть, что иностранные турфирмы очень требовательны в выборе своих партнеров в РФ. Любые недостатки, допущенные российскими принимающими фирмами в обслуживании иностранных туристов, в конечном счете, снижают авторитет, престиж иностранной фирмы в глазах ее клиентов, чего она не может допустить.

Поэтому иностранные фирмы-туроператоры при выборе российских партнеров требуют от них гарантии надежности, профессионализма, масштабности операций. При этом учитываются такие характеристики и требования, как организационно-правовая форма, размер уставного капитала, содержание учредительных документов, наличие страхового фонда, лицензии, сертификата качества, состояние банковского счета. Определенное значение имеет членство российской турфирмы в национальных и международных туристских ассоциациях и организациях, аккредитация со стороны авиакомпаний. Учитываются также и такие данные, как год создания фирмы, наличие ликвидных ценностей, объем и характер ее операций, состояние офиса и его оснащение современной техникой, численность и квалификация персонала туристской фирмы.

Для того чтобы фирма имела право принимать иностранных туристов на территории России, ей нужно получить референс.

Процедура оформления референса следующая:

1. Туристская организация, имеющая лицензию на осуществление туроператорской деятельности и планирующая заниматься приемом иностранных туристов, направляет в Департамент консульской службы (ДКС) МИД РФ соответствующее обращение.

2. К своему обращению туристская организация прилагает гарантийное письмо, в котором подтверждает ответственность организации за соблюдение правил пребывания иностранных туристов в РФ и их своевременный выезд, нотариально заверенную копию лицензии на осуществление туроператорской деятельности, а также выписку из реестра (который ведет Министерство экономического развития и торговли РФ), подтверждающую юридическую силу действия лицензии, выданной туристской организации на осуществление туроператорской деятельности на момент ее обращения.

3. Министерство иностранных дел РФ вносит туристскую организацию в реестр туристских организаций, осуществляющих прием иностранных туристов, и присваивает ей учетный номер.

4. Информация о туристской организации, включая учетный номер, направляется Министерством иностранных дел РФ в дипломатические представительства и консульские учреждения РФ.

5. Министерство иностранных дел РФ может при необходимости запросить дополнительную информацию о туристской организации у федерального органа исполнительной власти, выдавшего соответствующую лицензию, и других компетентных федеральных органов исполнительной власти, порядок взаимодействия с которыми регулируется межведомственными инструкциями.

6. В случае окончания или приостановления срока действия лицензии на осуществление туроператорской деятельности либо при поступлении от уполномоченных государственных органов информации о нарушении туристской организацией законодательства РФ исключает эту туристскую организацию из реестра и информирует об этом дипломатические представительства и консульские учреждения РФ, а также Министерство экономического развития и торговли РФ.

Утверждено положение о въездных визах.

Российское правительство Постановлением № 335 от 9 июня 2003 г. утвердило Положение об установлении формы визы, порядка и условий ее оформления и выдачи, продления срока ее действия, восстановления ее в случае утраты, а также порядка аннулирования визы.

В соответствии с этим Положением продлить срок действия визы или аннулировать ее могут специальные подразделения непосредственно на пункте пропуска через границу РФ. Срок оформления визы – не более 20 рабочих дней при предоставлении иностранным гражданином всех необходимых документов. Ответственность за соблюдение зарубежными гостями правил пребывания в России берут на себя принимающие туристские компании.

Порядок оформления подтверждения о приеме иностранного туриста и правила учета туристских организаций определены в приложениях к документу № 5 и № 6, которые приведены ниже.

Полный текст документа опубликован в «Российской газете» (№ 115 от 17.06.03).

Порядок оформления подтверждения о приеме иностранного туриста

Заполняется на русском языке либо на государственном языке страны, гражданином которой является иностранный турист.

В подтверждении о приеме иностранного туриста указывается:

В 1-й строке – номер документа, проставляемый типографским способом либо нумератором;

Во 2-й строке – название документа «О приеме иностранного туриста»;

В 3-й строке – однократная или двукратная виза;

В 4-й строке – гражданство;

В 5-й строке – дата предполагаемого въезда в РФ и дату предполагаемого выезда;

В 6-й строке – фамилия и имя (имена) иностранного гражданина, которому направлено подтверждение;

В 7-й строке – дата рождения и пол иностранного гражданина;

В 8-й строке – номер паспорта иностранного гражданина;

В 9-й строке – цель поездки (в соответствии с перечнем целей поездки);

В 10-й строке – маршрут и места размещения иностранного гражданина;

В 11-й строке – адрес туристской организации, принимающей иностранного гражданина, а также ее учетный номер по реестру туристских организаций, осуществляющих прием иностранных туристов;

В 12-й строке – дополнительные сведения.

Подтверждение о приеме иностранного туриста подписывается уполномоченным сотрудником туристской организации и заверяется печатью этой организации. Под подписью уполномоченного сотрудника проставляется дата оформления подтверждения.

Контрольный талон подтверждения о приеме иностранного туриста либо его копия хранится в архиве туристской организации, принимающей иностранного туриста, в течение 1 года с даты оформления подтверждения.

Подтверждение оформляется российской турфирмой по заявке иностранного партнера на приобретение тура в Россию по оговоренным условиям и ценам. В форму подтверждения вносятся все необходимые сведения о туристе и маршруте поездки, об условиях размещения, даты пребывания (въезда и выезда), а также указываются необходимые реквизиты принимающей организации. Подтверждение заверяется подписью руководителя фирмы и печатью. Аналогично заполняется и контрольный талон подтверждения. Затем левая часть бланка (собственно подтверждение) отрывается и направляется в иностранную турфирму (по факсу или почтой – в зависимости от существующего взаимного порядка приема документов консульскими учреждениями) для подачи заявки на визу для въезда в РФ. Правая часть бланка (контрольный талон) учитывается в российской турфирме вместе с документами по оформлению данной конкретной поездки.

Технология приглашения иностранных туристов следующая. Турфирме-партнеру (или частному лицу) нужно выслать подтверждение и ваучер о произведенной оплате. Оба документа необходимо представить в российское консульство. Контрольный талон фирма оставляет у себя.

В консульстве РФ в стране местожительства (отправления) иностранного туриста подтверждение является основным документом, на основании которого оформляется и выдается туристская виза. Бланк подтверждения возвращается туристу вместе с открытой визой. При совершении поездки подтверждение должно постоянно находиться у туриста. Оно может быть потребовано или предъявлено при прохождении пограничного контроля в пунктах въезда-выезда в РФ, при наступлении страховых случаев, происшествий, преступлений в отношении туриста или его собственности, при возникновении транспортных, финансовых или иного рода проблем, связанных с организацией поездки туриста на территорию РФ. В связи с этим консульства РФ рекомендуют иностранным туристам сохранять подтверждение в пакете остальных документов, необходимых для поездки, на все время пребывания на территории РФ. Эта форма подтверждения обязательная для всех турфирм, занятых приемом иностранных туристов в России.

Окончательное формирование туров по РФ может производиться российскими турфирмами самостоятельно или на основе заявок от иностранных партнеров и согласования с ними всех деталей и характеристик поездок.

Формирование туров по заявкам иностранных партнеров осуществляется двумя путями:

1. Для организации массовых серийных поездок иностранных туристов в РФ создаются, так называемые каталожные туры, которые выпускаются на рынок под ожидаемый спрос. Эти туры включаются иностранными турфирмами в рекламные каталоги на очередной сезон. Основные параметры этих туров определяются совместно российской и иностранной турфирмами на основании оценки и прогнозирования потребительского спроса, а также возможностей бронирования необходимых услуг.

Обсуждение каталожных туров: фиксирование дат и маршрутов, программ, содержания и классности пакета услуг должно происходить заблаговременно, до наступления туристского сезона, ведь иностранной фирме понадобится время на выпуск рекламы (каталога) и проведение компании по продвижению туров на рынке. Каталожные туры в зависимости от общего объема операций могут иметь несколько вариантов маршрутов путешествия по РФ и несколько дат начала и окончания каждого тура. Поэтому они часто в практике работы принимающих фирм называются серийными графиковыми турами. Эти графики согласовываются с иностранным партнером, и на их основании осуществляется заблаговременное бронирование необходимого количества мест в гостиницах, на предприятиях питания, на транспорте.

2. Другой путь формирования тура используется при организации приема и обслуживания отдельных групп или индивидуалов вне графиков.

Такие туры называются заказными турами, так как они разрабатываются с учетом конкретных пожеланий будущих участников поездки. Этот способ используется также фирмами, специализирующимися на организации индивидуального туризма. В отличие от групповых поездок, которым присущи общие стандарты для всех участников тура, индивидуальные туры формируются на основе исключительно личных пожеланий иностранного туриста, и поэтому они приобретают весьма разнообразные формы.

Однако, и в том и в другом случае роль российской турфирмы не должна носить механический, пассивный характер. Рекомендуется критически (конструктивно) оценивать заявки и пожелания фирмы или ее клиентов и выходить со встречными предложениями в части улучшения маршрута, комплексного обслуживания, включения в программу каких-либо интересных мероприятий или дополнительных услуг. Ведь российская турфирма обладает более полной информацией о туристских ресурсах страны и большим опытом организации путешествий иностранных туристов в РФ.