Характеристика и функции туристской документации: договор, путевка, ваучер, страховой полис, памятка, билет.

Образцы документов, оформляемых при реализации туристского продукта:

- Договор с клиентом.

- Путевка.

- Ваучер.

- Информационное обеспечение тура.

- Памятка туристу.

- Страховка

Ваучер (туристическая или маршрут)

Документ, на основании которого предоставляется обслуживание иностранным туристам и производятся расчеты с фирмами.

Обменный ваучер

Юридический документ, в котором отражены все моменты отношений между туристом и любой туристической организацией.

Путевка

Документ, подтверждающий оплату услуг на маршруте и являющийся основанием для предоставления этих услуг. Туристская путевка, свидетельствующая о наличии договора между турфирмой и клиентом и отражающая перечень услуг и их особенные условия, которые клиент должен получить по ее предъявлении в надлежащем месте и в надлежащее время, выдается клиенту после полной оплаты клиентом стоимости тура.

Страховка

Условия страховки подробно оговариваются в страховом полисе. Страховой полис является документом, обеспечивающим гарантированное медицинское обслуживание в случае болезни или травмы. Для въезда в некоторые страны наличие страховки является обязательным. Клиент, как правило, должен иметь страховку, обеспечивающую возмещение как минимум медицинских и других расходов при несчастном случае или внезапном заболевании. Турфирма обязана удостовериться в том, чтобы страховой полис был действителен в стране пребывания клиента и по нему в случае необходимости было бы предоставлено соответствующее обслуживание и информация о наступлении страхового случая была сообщена страховой компании в установленные сроки.

Договор с туристом - документ, подтверждающий сделку туриста с туроператором/ ту рагентом, определяющий их взаимные права и обязанности по поводу приобретения туристских услуг. Договор между клиентом и турфирмой составляется на условиях, не ущемляющих права потребителей услуг по сравнению с правилами, установленными законодательством. Условия договора, ущемляющие права потребителей, признаются недействительными.

Перед заключением договора турфирма обязана предоставить клиенту необходимую и достоверную информацию о туристской услуге, включающей:

- описание туристского путешествия, пунктов пребывания, продолжительности пребывания, условий размещения, программы обслуживания в каждом пункте путешествия;

- стоимость тура. Если в договоре не указано иное, в стоимость тура входит перевозка от аэропорта до гостиницы и обратно, питание в соответствии с программой, указанное в договоре, экскурсии и услуги гида-переводчика и страховой полис;

- информацию относительно правил перевозки. Перевозка клиента осуществляется по правилам перевозчика. Именной билет клиента является договором с перевозчиком, в соответствии с которым всю ответственность за предоставляемые услуги несет перевозчик. Турист самостоятельно несет транспортные и иные расходы, связанные с прибытием к указанному месту сбора тургруппы и начала тура, а также аналогичные расходы по возвращении домой по завершении поездки.

- сумму (или процент от цены тура) задатка и срок внесения полной стоимости тура;

- информацию относительно оформления паспортов, виз и особенностях въезда в отдельные страны;

- краткое описание каждого пункта туристского путешествия;

- описание достопримечательностей, особенностей местности и климата, погодных условий на период поездки, особенностей пребывания и информацию о правилах и специфике поведения во время турпоездки, в том числе об уважении местных обычаев и святынь. Наличии инфекционных и паразитарных заболеваний и выдаче клиенту памяток по их профилактике, разъяснении необходимости прививок перед посещением ряда стран;

- перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

- информацию о приеме родителей с детьми и возможных возрастных ограничениях и ограничениях по медицинским показаниям;

- рекомендации при оформлении медицинской страховки (информация о правилах поведения туриста при на

наступлении страхового случая);

- указание о том, что для предоставления туруслуги требуется минимальное количество участников и предельный срок ннформирования клиента в случае, если поездка будет аннулирована по причине недобора группы.

Описание туристского путешествия конкретизируется в программе обслуживания, которая включает:

- маршрут путешествия;

- перечень турфирм-исполнителей услуг;

- перечень экскурсий;

- комплекс досуговых мероприятий;

- продолжительность пребывания в каждом пункте маршрута:

- виды и категория транспорта для внутримаршрутных перевозок;

- информацию о порядке поселения в гостинице.

Именной билет клиента является договором с перевозчиком.

8. Формы сотрудничества туроператоров и средств размещения Аренда отеля предполагает передачу туроператору всего номерного фонда отеля за определенную арендную плату - разовую или периодическую. Туроператор принимает на себя риск заполняемости отеля. Такая форма требует от владельца отеля серьезной политики в отношении скидок за каждый номер. Очень часто владелец гостиницы уступает до 50-60% от реальной стоимости номера в пользу туроператора. Полученная от туроператора предоплата позволяет гостиничному предприятию осуществить значительные вложения в модернизацию и развитие инфраструктуры отеля.  Данная форма работы выгодна не только для владельца гостиницы. Она выгодна и для туроператоров. Если расчет сделан верно, то такая форма сотрудничества позволит туроператору продавать номера в отеле и свой турпродукт по ценам, существенно более низким, чем у конкурентов. Даже если номера в отеле окажутся не загруженными полностью, туроператор может передать их на реализацию для отдыха туристов-индивидуалов и организованных групп, не являющихся клиентами туроператора Арендовав гостиничное предприятие, туроператор приступает к реализации его номеров, пользуясь своей агентской сетью. Реализация номеров в арендованном отеле может осуществляться тремя способами:

1) реализация номеров в составе комплексного турпродукта оператора - наиболее предпочтительный вариант работы, так как позволяет получить не только прибыль с продажи номеров, но и дополнительный доход с реализации других услуг, входящих в турпакет; 2) реализация услуг арендованного отеля, входящих в турпродукт других операторов - конкурирующие туроператоры предлагают туристам транспортные и иные услуги, обращаясь к туроператору-арендатору только для организации проживания туристов; 3) реализация номеров при самом отеле является наименее выгодной и рискованной формой работы, так как применяется только в случаях недозагрузки и простоя номеров - основной целью туроператора в данном случае является подселение в отель неорганизованных туристов, самостоятельно решающих проблему своего размещения непосредственно в дестинации. Комитмент-условия. Это наиболее распространенная форма работы гостиничного предприятия с туроператором, так как предполагает меньшие расходы и риски в случае аренды отеля со стороны туроператора. Но эта форма сотрудничества менее выгодна для владельцев отелей. Гостиничное предприятие организует продажу турфирме определенного блока мест с непременным условием передачи риска по их реализации туроператору. При этом туроператор имеет возможности по распределению этого блока номеров по своему усмотрению. Под блоком мест понимается количественно и временно ограниченная совокупность койко-мест в отеле, материальную ответственность за продажу которых перед владельцем отеля несет туроператор. Любой блок мест имеет ряд характеристик: количество номеров и их категория; длительность блока мест; размер скидок, предоставляемых владельцем отеля. Блоки мест в отелях можно разделить на две большие группы: - строго фиксированные - отель реализует конкретные номера, список которых указывается в приложении к договору; - свободно фиксированные - отель реализует комнаты конкретной категории или вместимости без указания их номера. В зависимости от принимаемого туроператором риска можно выделить жесткие и мягкие блоки мест.

Жесткий блок предполагает переложение ответственности с отеля на туроператора за продажу оплаченных номеров в течение всего срока их аренды. Убытки полностью ложатся на туроператора, а его отказ от блока до истечения срока действия договора без штрафных санкций невозможен;

Под мягким блоком понимаются условия работы, предполагающие возможность отказа за определенное время до планируемого заезда (обычно 7-14 дней) от части или от целого блока. Штрафные санкции владелец гостиницы при этом не требует и организует реализацию номеров самостоятельно. В зависимости от размера приобретаемых блоков они могут быть: эксклюзивные (в случае, если размер блока превышает половину номерного фонда отеля); крупные (размер блока 30-50% номерного фонда отеля); значительные (размер блока 15-30% номерного фонда отеля); незначительные (до 15% номерного фонда).  Комитмент-условия состоят в полной или частичной (не менее 50%) предоплате заявленного количества номеров перед началом сезона, а также в невозможности туроператора отказаться от заявленного блока до истечения срока комитмента. Риск реализации комнат целиком ложится на туроператора, любой простой номеров владельцем отеля не компенсируется, а выплаченная оператором сумма не возвращается ни в каком виде. Комитмент-условия выгодны для гостиничного предприятия, так как позволяют гостинице получить определенные средства еще до начала туристского сезона и заезда постояльцев. Туроператору такая форма тоже подходит, так как имеется возможность получить существенные скидки за факт принятия на себя всех рисков по реализации номеров в пределах арендованного блока. Размеры скидок на условиях комитмента определяются: длительностью блока мест; категорией отеля и номеров арендуемого блока, репутацией отеля и ее местоположением; разнообразием и качеством дополнительных услуг; видами и сроками оплаты блока мест. Действует правило - "чем больше арендуемый блок мест и чем раньше туроператор его оплачивает, тем выше будет размер дисконта, предоставляемого владельцем отеля". Элотмент-условия. Указанная схема работы, в противоположность комитменту, предполагает сохранение риска по реализации номеров за отелем. Оплата блоков мест по условиям элотмента осуществляется непосредственно перед каждым заездом туристов, а не предварительно. Данная форма сотрудничества неприемлема для крупных и известных отелей и практикуется лишь малоизвестными и неудачно расположенными гостиницами. Элотмент предполагает определение размера блока номеров и его постоянное резервирование, однако средства за указанный блок мест проплачиваются непосредственно перед заездом каждой группы туристов. В случае жесткого блока мест, размер оплаты за элотменты постоянный, не зависящий от реального количества заезжающих. Мягкий блок мест предполагает либо отсутствие штрафных санкций и оплаты пустующих номеров, либо, наоборот, увеличение блока мест непосредственно во время заезда туристов в случае роста числа заказов. Размер арендной платы по элотмент-условиям зависит от тех же условий, что и комитмент. Однако здесь большое влияние оказывает факт того, какой блок - жесткий или мягкий - заявляет туроператор и какова будет средняя длительность планирующихся им заездов. В практике работы отелей и туроператоров комитмент и элотмент зачастую сочетаются и дополняют друг друга. Туроператор часто приобретает 20-30% номеров по условиям комитмента, добирая остальной объем элотментами. Это приводит к удорожанию приобретаемых услуг, но существенно снижает риск туроператора. Для отелей данный вариант менее предпочтителен в финансовом плане. Однако основная масса туроператоров прибегает к широкому использованию данного варианта, и большинство отелей вынуждено принимать указанные условия. Безотзывное бронирование. Настоящая форма работы является достаточно рискованной формой сотрудничества отелей и туроператоров. Смысл ее состоит в резервировании туроператором определенного количества комнат на небольшой период времени (праздники, мероприятия) с указанием в заявке крайнего срока оплаты брони. При этом отказ туроператора от забронированных номеров без уплаты им штрафных санкций невозможен (безотзывное бронирование). Безотзывное бронирование чаще всего производится под "мертвые души" - фамилии несуществующих клиентов, заезжающих в указанные даты в отель. Гарантии своевременной оплаты брони не позднее указанного срока подкрепляются гарантийным письмом. После подтверждения бронирования гостиницей туроператор начинает реализовывать номера. После сбора необходимой денежной суммы осуществляется их проплата. Безотзывное бронирование выгодно для туроператоров, поскольку оно снижает их риск, и при этом оставляет оператору возможность распоряжаться номерами от своего имени. Безотзывная бронь не требует крупной предоплаты, давая туроператору отсрочку в оплате забронированных номеров за счет уже проданных турпакетов. Эта форма работы выгодна и владельцу отеля, который перекладывает риск по реализации комнат на туроператора и к тому же не дает партнеру существенных скидок.  Безотзывное бронирование бывает двух видов: - строго фиксированное - резервирование комнат на конкретные даты без возможности изменять даты или длительность заездов; - пролонгируемое бронирование - безотзывное бронирование, при котором туроператор имеет возможность перенести на более поздний срок даты заезда без уплаты штрафных санкций владельцу отеля

9. Технология сотрудничества туроператора и транспортных компаний (авиакомпании, ж/д, автотранспортные предприятия) Транспортные услуги - один из основных видов услуг в туризме. На них приходится и основная доля в структуре цены тура. В зависимости от продолжительности, дальности путешествия эта доля (в большинстве случаев) колеблется от 20 до 60 %

Договор с автотранспортным предприятием

Международные взаимоотношения по организации авто­транспортных перевозок туристов регулируются Европейским соглашением о нерегулярных международных перевозках пас­сажиров автобусами, принятым в Дублине 26 мая 1982 г. В со­ответствии с этим Соглашением при организации нерегулярных международных пассажирских перевозок в странах Восточной и Западной Европы должен использоваться специальный кон­трольный документ (листы поездок), который должен находиться на борту автобуса. В связи с этим Министерство транспорта Российской Федерации приняло документ от 07.02.97 г. № ЛШ-6/60 «О применении унифицированного комплекта лис­тов поездки (контрольный документ с номером) в международ­ном нерегулярном пассажирском автобусном сообщении меж­ду Россией и европейскими странами: Бельгией, Германией, Голландией, Испанией, Польшей, Словенией, Чехией и Юго­славией».

Договорные взаимоотношения с автотранспортными пред­приятиями (АТП) строятся на основании договора аренды транспортного средства с экипажем (водителями), регламенти­руемого Гражданским кодексом РФ (гл. 40 «Перевозка»); Поло­жением об обеспечении безопасности перевозок пассажиров ав­тобусами, утвержденным приказом Министерства транспорта РФ от 08.01.97 г. № 2; Уставом автомобильного транспорта.

По договору аренды транспортного средства с экипажем арендодатель (АТП) предоставляет арендатору (турфирме) транспортное средство во временное владение и пользование за плату и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

Водители автобуса (их квалификация) должны отвечать обя­зательным для сторон правилам и условиям договора или тре­бованиям обычной практики, так как они являются работника­ми арендодателя и подчиняются распоряжениям автотранс­портной компании, касающимся управления и технической эксплуатации, а также распоряжениям турфирмы, касающимся коммерческой эксплуатации автобуса. Как правило, расходы по оплате услуг водителей, а также расходы на их содержание несет АТП.

Если иное не предусмотрено договором аренды автобуса с экипажем, обязанность страховать транспортное средство и ответственность за ущерб им или третьим лицам в связи с экс­плуатацией автобуса возлагается на арендодателя (АТП) в тех случаях, когда такое страхование является обязательным в силу закона или договора. Например, при организации зарубежных поездок необходимы оформление специальной страховки (зеле­ной карты) и страхование ответственности за ущерб, причи­ненный третьим лицам. В договоре с АТП следует оговорить обязательное наличие такой страховки на автобус.

Если иное не предусмотрено договором аренды автобуса с экипажем, турфирма обычно несет расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, в том числе расходы на оплату топ­лива и других материалов, расходуемых в процессе эксплуатации, а также сборов (дорожных, стояночных и пр.). Кроме того, в договоре с автотранспортным предприятием необходимо ого­ворить следующее:

• марки автотранспортных средств, выделяемых для обслу­живания туристов (автомашин, автобусов);

• цены и тарифы;

• графики и сроки работы автотранспорта;

• маршруты, на которых будет использоваться автотранс­порт;

• сроки подачи заявок на выделение автотранспорта;

• сроки отказа от заявок без предъявления штрафных санкций;

• материальную ответственность АТП за срыв подачи авто­транспорта на обслуживание туристов;

• материальную ответственность туристской фирмы за срыв использования автотранспорта;

• максимальные сроки ожидания автотранспорта при опозда­нии туристов;

• максимальные сроки ожидания туристов при опоздании (неподаче) автотранспорта;

• основные права и обязанности туристов, гидов, экскурсово­дов при пользовании автотранспортными средствами на обслу­живании;

• скидки и льготы (возможные варианты).

В международном и отечественном туризме принимаются меры по обеспечению безопасности туристов на автобусных ту­рах и по обеспечению стандартов обслуживания. Так, во многих странах введено лицензирование автобусных перевозок тури­стов и экскурсантов.

Так, решением Европейской транспортной комиссии введено требование по обязательному оснащению всех туристских авто­бусов с количеством мест 9 и более, включая место водителя, специальным контрольным прибором - тахографом. Этот аналог «черного ящика» на самолетах - прибор, контролирующий ра­боту автобуса и водителя на маршруте и записывающий всю информацию на тахограммы. Пункт о наличии в туристском ав­тобусе тахографа также включается в контракт с автотранспорт­ным предприятием. Данный пункт, а также наличие листов по­ездки также должны быть оговорены в контракте с АТП при организации европейских маршрутов.

Договор с авиакомпанией

Все правила авиаперевозок в нашей стране регулируют­ся Воздушным кодексом РФ от 19 марта 1977 г., а также ря­дом международных соглашений, одним из которых можно на­звать Варшавскую конвенцию 1929 г. «Об унификации неко­торых правил, касающихся международных воздушных пе­ревозок», с изменениями, принятыми в 1959 г. (Гамбургские правила). Договорные взаимоотношения с авиаперевозчика­ми строятся на основе Гражданского кодекса РФ (гл. 40 «Пе­ревозка»).

Договора с авиакомпаниями могут быть трех видов: а) дого­вор на квоту мест на регулярных авиарейсах; б) агентское со­глашение; в) чартер (аренда самолета).

Договор на квоту мест на регулярных авиарейсах

Квота мест может быть жесткой или мягкой. Это влияет как на условия договора, так и на специальные льготы и скидки. При жесткой квоте мест вся ответственность за нереализацию мест ложится на туристскую фирму, независимо от причины нереализации. Финансовые потери несет турфирма. При мягкой квоте мест устанавливаются сроки возможного отказа турист­ской фирмы от квоты или части квоты мест по причине нереали­зации туристских путевок. Эти сроки предусматривают возмож­ность дальнейшей реализации этих мест самой авиакомпанией или ее другими агентами. Договор с авиакомпанией на квоту мест на регулярных авиарейсах включает:

• график функционирования туров в направлении «туда» и «обратно» с указанием мест назначения;

• количество туристов в каждой группе (квота мест);

• сроки подачи заявок и выкупа авиабилетов;

• сроки снятия заказов на билеты без удержания штрафов (мягкий блок);

• виды тарифов на приобретаемые билеты, льготные тарифы, условия предоставления льготных тарифов;

• скидки и льготы на квоту мест;

• порядок и сроки возврата выкупленных, но неиспользован­ных билетов, материальную ответственность, вытекающую из сроков возврата (мягкий блок).

Договор с железной дорогой

Железнодорожные перевозки в России регулируются Зако­ном РФ «О федеральном железнодорожном транспорте» от 25.08.97 г., «Транспортным уставом железных дорог Российской Федерации» от 08.01.98 г., а также Правилами перевозки пасса­жиров и почты.

При организации международных железнодорожных перево­зок следует руководствоваться межправительственными согла­шениями: «Международной конвенцией по контракту на путе­шествие» от 22.10.70 г., «Конвенцией и статусом о свободе транзита» от 20.04.21 г. и др.

Договор о выделении мест в графиковых поездах заключает­ся по правилам, аналогичным соглашениям с авиакомпаниями на квоту мест или по текущему бронированию. Особенности имеет договор на аренду специализированного турпоезда.

Договор на аренду специализированного туристского по­езда.

Существует устоявшееся мнение, что любая железнодорожная поездка, тем более продолжительная, утомительна и не­приятна. Но практика многих зарубежных стран показывает, что она может быть не вынужденным перемещением из одного пункта в другой, а увлекательнейшим путешествием. Эту истину уже давно осознали зарубежные турфирмы и операторы, предлагающие специализированные железнодорожные туры. Технологию их проведения западные специалисты довели до совершенства.

Стандартные железнодорожные туры можно условно раз­делить на три самостоятельные категории: однодневные, не­продолжительные (2-3 суток), многодневные (от 5 дней и более).

Однодневные туры начинаются утром и заканчиваются ве­чером того же дня. В дороге туристы располагаются за столика­ми вагонов-ресторанов. По пути они могут не только переку­сить, но и посмотреть выступления эстрадных и цирковых арти­стов. Туристов довозят до определенной станции, где для них подготовлена специальная программа. Это может быть экскур­сионная поездка или пикник на природе. Чаще всего пассажиры совмещают обе программы. Такого рода поезда были очень рас­пространены почти во всех крупных городах Советского Союза, располагающих железнодорожной сетью.

Непродолжительные туры. Во время 2-, 3-суточных желез­нодорожных туров пассажиры проживают в отдельных купе. Поездки традиционно составлены с таким расчетом, чтобы но­чью, когда все спят, поезд находился в пути. Днем туристы обычно участвуют в запланированных экскурсионных меро­приятиях.

Такие путешествия организуются в различных странах. На­пример, путешествие по Африке на поезде, предлагаемое южно­африканской компанией «Ровос-Рейл» (Rovos Rail) - «железно­дорожное сафари», - по южной части Африканского континен­та. Компания «Ровос-Рейл» выкупила два поезда «гордость Аф­рики». Один назвали «Классик» (он оформлен в стиле 40-х го­дов), другой - «Эдуардиан» (стиль времен английского короля Эдуарда). Оба они дают возможность совершить уникальное «железнодорожное сафари» по южной части Африканского кон­тинента.

Многодневные туры. График движения поездов, обслу­живающих многодневные поездки, тщательно продумывается. В зависимости от маршрута и экскурсионной программы ту­ристы часто находятся в пути в дневное время. Чтобы путеше­ственники не утомились, между двумя пунктами турпоезд дол­жен идти безостановочно не более полутора суток. Продолжи­тельные дневные переезды планируются, как правило, в тех случаях, когда по пути следования открываются интересные виды и ландшафты. В отдельных случаях предполагаются и крат­ковременные «зеленые стоянки» непосредственно в лесу или в горах, на берегу моря или большого озера.

Туристские поезда в обиходе называют «отелями на коле­сах». Действительно, несмотря на ограниченные строгими стан­дартами железной дороги габаритные размеры вагонов, их ком­фортабельности и внутреннему дизайну могут позавидовать многие стационарные гостиницы. В каждом купе, общее число которых в спальном вагоне обычно не превышает восьми, про­живает не более двух человек. В зависимости от категории по­езда купе оборудуются двумя односпальными (вертикально или горизонтально расположенными) кроватями или одной дву­спальной, кондиционерами, письменным столом, телефоном, телевизором. Туалетная и душевая комнаты могут быть как на весь вагон, так и персонально - на один-два номера. В состав туристского поезда входит несколько вагонов-ресторанов, ва­гон-салон (используемый как библиотека, место для карточных игр или переговоров, отдыха), конференц - вагон (он же лекто­рий, дискотека или видеосалон), а также детский вагон или зал подвижных игр.

В договор на аренду специального туристско-экскурсионного поезда включается следующее:

• маршрут поездки с указанием всех пунктов остановки;

• стоимость аренды вагонов и вагонов-ресторанов;

• сроки путешествия с указанием дат и продолжительности остановок в каждом пункте маршрута;

• количество вагонов и мест в них, стоимость аренды ва­гонов;

• количество вагонов-ресторанов;

• количество смен постельного белья на одного человека;

• расстояние (километраж) маршрута и стоимость проезда;

• сроки отказа от путешествия (не позже чем за 20 суток до отправления);

• услуги в поезде (чай, чайная продукция, завтраки в купе и т. д.).

Организация туристско-экскурсионных поездов имеет в на­шей стране свои традиции, так как в советское время из каждого областного города, располагающего железной дорогой, выходи­ло на маршрут ежегодно от 10 до 120 специализированных тур-поездов. Комфортабельность их была такой же, как у обычных пассажирских поездов, что недостаточно для туристского путе­шествия. Вероятно, именно поэтому в настоящее время массовая организация путешествий на турпоездах в России отсутству­ет. Однако есть компания «Русь-Рейл», которая организует для иностранной клиентуры поездки по России на специализиро­ванных турпоездах VIP-класса