Вопрос 39. Организация и технологии работы службы бронирования в гостинице.

Роль и место службы бронирования в общей управленческой структуре гостиницы.

Служба бронирования является одним из важных подразделений в общей управленческой структуре гостиницы и входит в состав службы приема и размещения (Front office). Это одно из первых подразделений, с которым знакомиться гость, приняв решение поселиться в данной гостинице. Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом.

К основным функциям службы бронирования относятся: предварительный заказ мест и номеров в гостинице, прием заявок, их обработка – с этого процесса начинается обслуживание гостей, а также составление необходимой документации (графика заезда на каждый день, на неделю, на месяц, на квартал, на год). Кроме формального сбора заявок отдел бронирования составляет необходимую документацию (графики заезда на каждый день, на неделю, на месяц, на квартал, на год), а также изучает спрос на гостиничные места. На базе имеющихся данных служба составляет картотеку гостей, ведет статистический учет и предоставляет данные от­делу маркетинга для дальнейшего анализа.

На современном этапе компьютерные системы обеспечивают персонал, выполня­ющий функции бронирования, информацией о типах доступных номеров (включая размер, количество комнат, вид, обстановку, удобства, размер кровати и т.п.) в реальном режиме времени, вплоть до поэтажного рас­пределения гостиничных комнат. Эта технология переместила ответст­венность за продажу гостиничных номеров из службы администратора в службу бронирования. Современные компьютерные технологии позволя­ют автоматически дать служащему, осуществляющему бронирование, информацию о клиенте, его вкусах и предпочтениях, если он обратился повторно. Служащие, осуществляющие процедуры бронирования, должны не просто обработать заявки на размещение, а передать клиенту характерис­тики гостиничного номера и рассказать о преимуществах пребывания именно в этом отеле, чтобы у него возникло желание воспользоваться ус­лугами данной гостиницы.

Организационная структура службы.

Начальник отдела бронирования менеджер отдела бронирования, портье по приему предварительных заказов № и мест в гостинице.

Количество сотрудников (менеджеров и портье) варьируется в зависимости от объема номерного фонда (размеров гостиницы).

Взаимодействие службы со смежными подразделениями

Служба бронирования, прежде всего, напрямую взаимодействует со службой приема и размещения. Вся документация, подготовленная службой бронирования, направляется в службу приема для дальнейшей работы с ней. При заступлении на дежурство клерк службы приема суммирует свободные номера с теми, из которых гости выписались, вычитает из полученной суммы забронированные номера и в результате получает номера, которые он может предложить гостям, пришедшим со стороны. К функциям службы бронирования относится также веде­ние картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка. Информация о госте собирается от всех служб гостиницы, имевших с ним контакт: этажной службы, ресторана, службы приема и т. д. Затем эта информация обобщается и заносится в карточку, которая хранится в архиве гостиницы. При повторном заезде клиента служба бронирования дает указание всем службам гостиницы о его предпочтениях и особых пожеланиях. Это зна­чительно повышает качество обслуживания, так как дает воз­можность гостю почувствовать себя в привычной обстановке.

При составлении карты движения номерного фонда в от­дельный список выносятся гости VIP, обслуживаемые с осо­бым вниманием. Помимо услуг, предоставляемых обычным клиентам, гостям VIP оказываются специальные знаки внима­ния со стороны гостиницы и ее руководства (персональное при­ветствие, цветы, конфеты, фрукты в номер). Для этого состав­ляется специальное уведомление о предоставлении таким гос­тям ряда услуг за счет гостиницы, которое направляется в не­обходимые службы (в службы, ответственные за обслуживание номерного фонда, службу приема и размещения и т.д.)

Существенным моментом для персонала службы бронирования является совместная работа с подразделением маркетинга и продаж, когда имеется большой объем группового бронирования. Сегодня многие гостиничные компании передают функции бронирования из службы приема и размеще­ния в отдел маркетинга и продаж.

В любом случае представители отдела маркетинга и продаж должны вла­деть информацией об имеющемся объеме номеров для реализации в любой день, когда возникает потенциальный спрос на них. В связи с этим персо­нал службы бронирования на ежедневной основе должен поддерживать дан­ные о заказанных и доступных номерах для исключения повторного брони­рования (overbooking).

Должностные инструкции персонала службы

Начальник службы бронирования (квалификация «дипломированный специалист» соотвествует третьему квалификационному уровню)

Основная функция: планирует, организует, руководит и контролирует деятельность, определяющую эффективную организацию отдела.

Осуществляет контроль над лицами, находящимися в непосредственном подчинении.

Портье по приему предварительных заказов мест (квалификация «дипломированный специалист», «степень бакалавра», среднее специальное образование; соответствует второму квалификационному уровню)

Должностные обязанности: осуществляет прием и обработку предварительных заказов мест в гостинице по телефону, телексу, почте и лично, быстро и деликатно решает все вопросы, касающиеся предварительных заказов. Несет ответственность за обработку информации о текущем и перспективном бронировании мест. Обрабатывает авансовые депозиты, соблюдая их четкую регистрацию с тем, чтобы на их основе предоставлять кредит гостям. По деловому, деликатно и доброжелательно отвечает на телефонные звонки, что способствует формированию высокой репутации гостиницы. Работа с российской и иностранной клиентурой. Применение современных средств коммуникации (телефон, факс, ксерокс, ПК). Соблюдение техники безопасности на рабочем месте, передача дел при окончании смены. Ответственность и полномочии: несет ответственность за эффективный корректный прием и обработку предварительных заказов. Должен проявлять личную заинтересованность в формировании хороших отношений с заказчиками: оптимально использовать оргтехнику.

Графики работы служащих отдела бронирования.

Согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг в РФ» № 490, утвержденным Постановлением Правительства от 25 апреля 1997 года, исполнитель должен обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы бронирования имеет сменный характер. Соответственно выбранному режиму работы смен определяется и число сотрудников. Как правило, в отделе бронирования имеются следующие графики работы, (на примере гостиницы «Салют»):

Портье по приему предварительных заявок (3 человека): график работы с 9.00 до 18.00 каждый день, суббота, воскресенье – выходной;

Портье по приему предварительных заявок (4 человека): график работы 2 через 2; с 10.00 до 22.00.

Требования к помещениям службы бронирования

Просторное, светлое, хорошо проветриваемое помещение, наличие кондиционера. Цветовая гамма должна быть выполнена в спокойных классических тонах. Поскольку клиент может прийти и забронировать номера (например, для какой-нибудь группы) лично, обстановка должна располагать к соответствующей деловой беседе. Материалы для отделки стен должны обладать шумопоглащающими свойствами.

Технические средства обеспечения работы службы.

Служба бронирования должна быть обеспечена соответствующей оргтехникой для эффективной работы служащих. Это: факс по приему предварительных заказов мест в гостинице (если в гостинце большой объем номерного фонда и большая загрузка, то факсов должно быть не менее 2-3) и отдельно факс для отправки подтверждения, компьютеры с установленной базой данных номерного фонда и подключением к интернету, ксерокс, телефонные аппараты обязательно с доступом к внутренней, городской, междугородной и международной связям, ксерокс, сканер.