Вопрос 60. Технология выписки гостя и оплаты счетов в гостинице.

При выезде гость в первую очередь знакомится со своим счетом. Как правило, клиент может просмотреть его в своем номере на экране телевизора (или дисплее телефона). При желании клиента клерк делает распечатку всех начислений на счет гостя (Information Invoice).

Если, гость не согласен с какими - либо начислениями или суммами, клерк обязан провести проверку. Для этого он звонит в нужную службу и уточняет информацию. При обнаружении ошибки кассир должен отменить начисление (процедура Adjustment) – под определенным кодом начислить стоимость отменяемой услуги с минусом. Документальным подтверждением отмены должна служить подпись гостя на информационном счете с кратким пояснением о том, что он не пользовался услугой, а также объяснение клерка в письменном виде причины неверного начисления.

Если гость оплатил свое проживание наличными деньгами и не полностью израсходовал оставленный депозит, либо решил уехать раньше, клерк обязан вернуть гостю оставшиеся деньги. Для этого выполняется операция возврата

Если гость согласен с информационным счетом, клерк проводит оплату. Документами, подтверждающими данную операцию, являются Payment Receipt (содержит информацию о методе оплаты и сумме) и Invoice (детализированный счет).

Одна копия счетов вместе с фискальным чеком выдается гостю, другая, подписанная гостем, - остается у служащего стойки приема и размещения для передачи в бухгалтерию.

В случае если услуги, оказанные клиенту гостиницей, оплачивает предприятие или организация, эта сумма перечисляется со счета организации на счет гостиницы. Кассир обязан проконтролировать это, а также проверить перечень услуг, оказанных клиенту по безналичному расчету на условиях договора или гарантийного письма. Суммы по счетам данных клиентов должны попасть строго на безналичные счета организаций, по линии которых они размещались. Если у клиентов имеются счета за оказанные гостиницей дополнительные платные услуги, не входящие в этот перечень, необходимо получить за них оплату наличными или кредитной картой и выдать им необходимые счета.

Все документы и счета об оплате проходят тщательную проверку. Проверяется соответствие сумм к оплате с реальными затратами гостя, наличие подписей гостей на документах об оплате и принадлежность их гостю, а в конце смены - соответствие наличных денежных сумм по счетам с количеством наличных денег в кассе.

Существует два варианта оплаты счета гостем - наличный и безналичный.

При наличном способе оплаты гостем своих счетов, кассир распечатывает 2 экземпляра счетов на принтере. Получив деньги, первую копию общего счета он отдает гостю со всеми счетами за дополнительные услуги и телефонные разговоры. Другую копию общего счета с подписью гостя и двумя копиями счетов за дополнительные услуги и телефонные разговоры передаются на проверку ночным аудиторам, а затем в бухгалтерию.

Оплата услуг кредитной картой может быть проведена несколькими способами, посредством импринтера и POS-терминала.

В первом случае кассир должен сделать слип кредитной карты гостя на специальном бланке (обычно делается при заезде гостя). Для снятия денег с карты при выезде гостя, необходимо сделать звонок в авторизационный центр UCS и при положительном ответе получить и записать на слипе авторизационный код. Для того чтобы платежный документ был полностью оформлен, необходимо: проставить на слипе дату оплаты, код валюты, информацию о платежной системе и указать фамилию кассира. Если при заполнении слипа произошла ошибка, то он ликвидируется, прокатывается и заполняется снова. Кассир вручает гостю общий счет за предоставленные услуги, один экземпляр слипа (Cardholder’s copy) и счета за все предоставленные гостю дополнительные услуги. Для отчета бухгалтерии кассир передает общий счет, два подписанных гостем экземпляра слипа (merchant’s copy; bank’s copy).

В гостиницах, принимающих оплату кредитными картами через POS- терминал чаще всего проводится предварительная авторизация. Для проведения операции снятия денег с карты гостя кассир нажатием кнопки вызывает режим OFF-Lane, после этого вводит номер кредитной карты вручную и путем проведения карточки по магнитосчитывающему устройству. Затем кассир получает чек с пометкой «ОФФЛАЙН Продажа», который дается на подпись клиенту. Кассир отдает гостю один экземпляр общего счета, один экземпляр чека, подписанного гостем, а также все счета за дополнительные услуги. Для бухгалтерии кассир забирает второй экземпляр общего счета, второй экземпляр чека и все счета гостя за дополнительные услуги.

В конце смены кассир сверяет сумму денег по счетам с суммой в кассе. После подтверждения соответствия наличных денег в кассе счетам, они передаются в бухгалтерию. Кассир является материально ответственным лицом, и за все денежные операции, произведенные под его паролем в АСУ, несет полную ответственность в размере той суммы, которой не хватает в кассе. Так же он отвечает за своевременную и полную оплату гостями своих счетов, и за подлинность принятых им наличных купюр.

Задачей бухгалтерии является проверка всех документов, подтверждающих правомерность операций, проводимых клерками. Главный кассир следит за правильностью заполнения документов на возврат, документальным оформлением корректировок по начислениям и всеми начислениями на счета гостей основных и дополнительных услуг. Таким образом, бухгалтерия осуществляет контроль за выполнением денежных операций и составлением бухгалтерской отчетности в строгом соответствии с нормативными документами работниками стойки службы приема и размещения. Своевременное обнаружение ошибок помогает исключить ошибки в итоговом бухгалтерском балансе.

Все расчеты с гостями за предоставленные услуги производят­ся на автоматизированных рабочих местах, оснащенных конт­рольно-кассовыми машинами.

При осуществлении денежных расчетов предприятие дол­жно предоставить клиенту фискальный чек, удовлетворяющий всем, требованиям российского законодательства.

Применяемые для расчетов с гостями контрольно-кассовые ап­параты должны быть включены в Государственный реестр и раз­решены к использованию.

Контрольно - кассовая машина, регистрируя факт оплаты покупателем услуги, формирует два документа: чек, отдаваемый покупателю, и контрольную лен­ту — общий журнал всех проведенных операций. Контрольная лента хранится как документ строгой отчетности для контроля оборота.

К работе на кассовых машинах допускаются лица, освоившие правила пользования контрольно - кассовой машиной. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности.

На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине: кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста, а также в документах, отражающих перемещения кассовой машины (отправка в ремонт, передача другому предприятию и т.д.). Кассовая машина должна иметь паспорт установленной формы, в который заносятся сведения о вводе машины в эксплуатацию, среднем и капитальном ремонтах. В паспорте указываются реквизиты форменного клише с обозначением наименования предприятия и номера кассы.