Правила применения системного подхода

Системный подход входит в состав 20 научных подходов, которые рекомендуется применять при разработке управленческих решений. В этом пункте будут рассмотрены только правила применения системного подхода по каждому из 30 свойств системы.

Правило 1. Не компоненты сами по себе составляют суть целого (системы), а наоборот, целое как первичное порождает при своем делении или формировании компоненты системы. Например, фирма как сложная открытая социально-экономическая система представляет собой совокупность взаимосвязанных отделов и производственных подразделений. Сначала следует рассматривать фирму как целое, ее свой и связи с внешней средой и только потом — компоненты фирмы. Фирма как целое существует не потому, что в ней работает, допустим, лекальщик, а, наоборот, лекальщик работает потому, что функционирует фирма. В малых системах могут быть исключения: система функционирует благодаря исключительно важному компоненту.

Правило 2. Сумма свойств (параметров) или отдельное свойство системы неравны сумме свойств ее компонентов, а из свойств системы нельзя вывести свой ее компонентов (свойство неаддитивности системы). Например, все детали как компоненты технической системы технологичны, а изделие нетехнологично, так как неудачна его компоновка, сочетание деталей сложное. При проектировании изделия не соблюдался принцип: простота конструкции — мерило ума конструктора. Для обеспечения технологичности технической системы необходимо упростить ее кинематическую схему и компоновку, сократить количество составных частей, обеспечить примерно одинаковую точность соединений.

Рис 3. 1. Взаимосвязи информации организации и процесса управления как элементов сущности управления

Другой пример. Основными задачами отдела маркетинга фирмы как системы являются разработка стратегических нормативов конкурентоспособности товаров и фирмы в целом, стратегии ее Функционирования и развития, формирование и реализация политики рекламы, товародвижения. Основной задачей исследовательской организации является изыскание средств и методов реализации нормативов конкурентоспособности; задачей конструкторской организации — воплощение упомянутых нормативов в проектно-конструкторской документации; производстваственных подразделений — материализация нормативов через проекты и т.д. А критерием функционирования фирмы в целом является максимизация вновь созданной или добавленной стоимости при соблюдении норм законодатель, т.е. цели системы совершенно не совпадают с целями ее компонентов, а каждый компонент в системе выполняет свои задачи, приводящие к реализации ее целей.

Правило 3. Число компонентов системы, определяющих ее размер, должно быть минимальным, но достаточным для реализации целей системы. Например, структура производстваственной системы представляет собой сочетание организационной и производстваственной структур. Основными факторами, определяющими тип, сложность и иерархичность структуры производстваственной системы, являются масштаб производства и объем продаж; номенклатура выпускаемой продукции и выполняемых услуг; сложность и уровень унификации продукции и услуг; уровень специализации, концентрации, комбинирования и кооперирования производства; степень развития макросреды и инфраструктуры региона; международная интегрированность системы и др.

К факторам оптимизации числа компонентов производственной системы и ее структуры относятся развитие специализации и кооперирования производства; автоматизация управления; применение совокупности научных подходов к проектированию структуры и функционированию системы менеджмента; соблюдение принципов рациональной организации производственных и управленческих процессов (пропорциональность, параллельность, непрерывность и др.); перевод существующих структур управления на проблемно-целевые структуры.

Правило 4. Для упрощения структуры системы следует сокращать количество уровней управления, число связей между компонентами системы и параметров модели управления, автоматизировать процессы производства и управления. Например, требуется сделать анализ сложности структуры малой системы — фирмы численностью 5 человек, оказывающей посреднические услуги в области перевозки малогабаритных грузов. Структура фирмы: администрация, бухгалтерия, отдел маркетинга, технический, производстваственный, финансовый отделы, гараж, диспетчерская, отдел кадров. Фирма имеет 9 подразделений. Она должна разработать положения о своих подразделениях, вести планирование, учет и контроль выполняемых работ и их оплату.

Очевидно, что 9 подразделений на 5 человек — надуманная структура фирмы, «отвечающая» требованиям моды, но не рациональности структуры и экономии средств. На практике на раннем этапе становления рыночных отношений зачастую структуры фирм отвечают в большей мере не требованиям экономики, а амбициям инвесторов. Рациональная структура фирмы: руководитель, бухгалтер-диспетчер, три водителя. Функции администрации, отдела маркетинга, технического и производственного отделов выполняет руководитель фирмы. Функции бухгалтерии, финансового отдела, диспетчерской осуществляет бухгалтер-диспетчер. Водители выполняют производственные задания и осуществляют техническое обслуживание своих машин.

Правило 5. Структура системы должна быть гибкой, с наименьшим числом жестких связей, способной быстро переналаживаться на выполнение новых задач, оказание новых услуг и т.п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка. Например, требуется сравнить уровень жесткости двух производственных систем, выпускающих аналогичную продукцию. Первая система имеет поточно-механизированную конвейерную организацию производства, вторая — организацию производства на основе интегрированных производственных автоматизированных модулей, характеризующихся быстрой переналаживаемостью с одной операции (детали) на другую. Организация труда в первой системе — конвейерная, с закреплением каждого рабочего к конкретной операции (рабочему месту), во второй — бригадная. Мобильность второй системы выше, чем у первой, как по гибкости средств труда, так и по организации самого труда. Поэтому в условиях сокращения жизненного цикла продукции и продолжительности ее выпуска вторая система является по сравнению с первой более прогрессивной и эффективной.

Правило 6. Структура системы должна быть такой, чтобы изменения в вертикальных связях компонентов системы оказывали минимальное влияние на функционирование системы. Для этого следует обосновывать уровень делегирования полномочии субъектам управления, обеспечивать оптимальную самостоятельность и независимость объектов управления в социально-экономических и производственных системах. Например, требуется сравнить уровень вертикальной целостности и надежность функционирования двух структур (рис. 3.2, а и 3.2, б).

Анализ структур показывает, что выход из строя любого компонента на любом уровне (кроме нулевого) выводит из строя: рис. 3.2. — 1/3 системы; и рис. 3.2,б 1/6 системы. Вывод: во- второй структуре в два раза быстрее обнаруживается отказ (меньше уровней иерархии для поиска), система несет в два раза меньшие убытки от отказа какого-либо компонента. Значит, вторая структура системы по сравнению с первой более эффективна. Однако число компонентов, подчиненных верхнему уровню управления, в зависимости от сложности решаемых задач должно находиться в пределах от 6 до 10. Превышение этого показателя снижает управляемость системы.

Рис 3.2 Структуры систем с разными уровнями вертикальной целостности

Горизонтальная обособленность системы, т.е. число горизонтальных связей между компонентами одного уровня системы должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Уменьшение числа связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы. С другой стороны, установление горизонтальных связей позволяет реализовывать неформальные отношения, способствует передаче знаний и навыков, обеспечивает координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы.

Правило 8. Изучение иерархичности системы и ее структуризации следует начинать с определения систем вышестоящего уровня (кому подчиняется или куда входит данная система) и установления ее связей с этими системами. Примеры проявления свой внутрисистемной целостности показаны на рис. 3.2. Проявление свой иерархичности системы по вертикали иллюстрирует рис. 3.3.

Рис 3.3. Пример проявления свой иерархичности системы по вертикали

При структуризации системы следует пользоваться методами анализа и синтеза. Сначала один человек (группа) строит структуру системы (анализирует, определяет внутрисистемную иерархичность), устраняет связи между компонентами и набор с названиями компонентов передаст другому человеку (группе) для сборки системы (синтеза). Если результаты анализа и синтеза совпадут, т.е. после сборки системы не останется лишних компонентов, а система функционирует, то можно считать, что анализ и синтез выполнены правильно, структуризация системы проведена. Направления анализа и синтеза структуры системы показаны на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Направления анализа и синтеза структуры системы

Приведем еще пример структуризации системы. Допустим, первая группа аналитиков построила дерево показателей конкурентоспособности товара из трех уровней и передала второй группе следующие компоненты (показатели): интегральный показатель качестваства товара, его надежность, безотказность, долговечность, среднегодовая производительность, содержание вредных примесей в продуктах сгорания, уровень шума, обобщающий показатель экологичности товара, цена, себестоимость изготовления, прибыль изготовителя, затраты на транспортировку и монтаж, стоимость одного текущего ремонта, среднегодовые затраты на эксплуатацию и ремонт, качестваство упаковки, гарантии сохраняемости качестваства, интегральный показатель качестваства обслуживания товара, конкурентоспособность товара по сравнению с аналогом на данном рынке. Этот перечень для простоты иллюстрации неполный.

Попытаемся распределить показатели товара (например, автомобиля) по уровням иерархии (табл. 3.2). На основе этих данных легко построить дерево показателей товара, которое нужно для иллюстрации их соподчиненное™. Например, методически неправомерными будут следующие логические рассуждения: следует «повышать безотказность, надежность и качестваство товара»; или «повышать качестваство и конкурентоспособность товара»; или «снижать себестоимость и цену товара», так как в структуру логической цепочки включены показатели разных уровней. Правильно говорить: «повышать конкурентоспособность товара за счет улучшения показателя нижнего уровня — повышения его качестваства, качестваство обслуживания, снижения цены или эксплуатационных затрат»; или «повышать качестваство товара за счет повышения его надежности, улучшения показателей экологичности и других показателей качества»; или «снижать цену товара за счет снижения его себестоимости путем использования эффекта масштаба»; или «повышать надежность товара за счет повышения его безотказности и оптимизации долговечности».

Показатели товара по уровням иерархии (фрагмент)

Правило 9. В силу сложности и множественности описаний системы не следует пытаться познать все ее свой и параметры. Всему должен быть разумный предел, оптимальная граница. Например, при единичном типе организации машиностроительного производства система технологической документации строится на основе укрупненных маршрутных технологий, а в массовом производстве — на основе пооперационных (подетальных) технологий. Для единичного индивидуального производства невыгодно разрабатывать пооперационные технологии, так как значительные расходы на разработку этих технологий распределяются на одну-две детали. Аналогично этому примеру невыгодно для обоснования разового управленческого решения применять современные методы исследования операций. Множественность или глубина описания системы определяется уровнем ее стандартизации, повторяемости (масштаба). Чем выше повторяемость системы, тем больше должно быть охвачено уровней иерархии для анализа и синтеза, повышения качестваства правленческих решений (рис. 3.5).

Рис 3.5. Зависимость между числом уровней иерархии для анализа и повторяемостью системы

Приведенная на рис. 3.5 зависимость примерная, построена для иллюстрации важности углубления анализа и синтеза многократно повторяющихся систем и решений. На практике могут быть различные ситуации, и возможно потребуется сделать анализ до глубины 5-го уровня однократно повторяющейся системы. Все определяется актуальностью ситуации. И наоборот, для простых малых систем, состоящих из двух уровней иерархии (нулевой и первый), повторяющихся миллионы раз, достаточно будет ограничиться первым уровнем.

Отметим, что по статистике рубль, сэкономленный на качествастве стратегического управленческого решения, на последующих стадиях принесет убытки в пропорции, например, 1 : 10 : 100: 1000.

В этой пропорции «1» — рубль, сэкономленный на стадии принятия стратегического решения за счет упрощения анализа и синтеза, игнорирования научных подходов и методов исследования операций, «10» — убытки на стадии НИОКР, «100» — убытки на стадии материализации решения (стад и и производства), «1000» — убытки на стадии потребления результатов решения (стадии эксплуатации). Убытки растут в геометрической прогрессии, так как однажды принятое стратегическое решение на последующих стадиях жизненного цикла системы повторяется многократно.

Правило 10. При установлении взаимосвязей и взаимодействия системы с внешней средой следует строить «черный ящик» и формулировать сначала параметры «выхода», затем определять воздействие факторов макро- и микросреды, требования к «входу», каналы обратной связи и в последнюю очередь проектировать параметры процесса в системе. Для графической иллюстрации этого правила построим систему как «черный ящик» и ее внешнее окружение (рис. 3.6), проставим цифрами очередность анализа.

Рис. 3.6. Очередность анализа внешнего окружения системы и ее внутренней структуры

Почему следует соблюдать представленную на рисунке очередность анализа элементов системы? Для экономии средств и времени. Разъясним, за счет чего. На практике (особенно в условиях отсутствия конкуренции) при определении стратегии функционирования и развития, например фирмы, исходят из своих текущих возможностей, т.е. определяют научно-производственный потенциал, изучают уровни квалификации персонала. Затем принимаются меры по повышению эффективности деятельности фирмы. К чему приводит такой подход? К тому, что, затратив огромные сред на обновление технологий и оборудования, совершенствование организации производства и труда, фирма обнаруживает через несколько лет (период обновления производства), что та продукция, на которую были направлены ее сред и усилия, уже никому не нужна. Например, перед вами, начальником отдела, поставлена задача разработать стратегический план мероприятий (натри года) по совершенствованию структуры отдела. Работу вам следует начинать не с анализа способностей своих сотрудников, качестваство обеспечения отдела, а с анализа стратегических функций отдела. Нужно четко сформулировать требования вашего потребителя. Высокое качестваство системы достижимо только в том случае, если каждый ее элемент будет ориентирован на потребителя и на выходе будет обеспечивать высокое качестваство. И только после этого вы определяете стратегические требования к остальным элементам системы (компоненты 2—5 на рис. 3.6). Функции отдела должны быть ориентированы на обеспечение высокого качестваства «выхода», а не нахождение работы для уважаемых коллег Иванова, Петрова, Сидорова. Сначала работа — потом люди. Не людям надо искать работу, а подбирать профессионалов для качестваственного выполнения конкретной работы.

Правило 11. Число связей системы с внешней средой должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования системы. Чрезмерный рост числа связей усложняет управляемость системы, а их недостаточность снижает качестваство управления. При этом должна быть обеспечена необходимая самостоятельность компонентов системы. Для обеспечения мобильности и адаптивности системы она должна иметь возможность быстрого изменения своей структуры.

Правило 12. В условиях развития глобальной конкуренции и международной интеграции следует стремиться к росту степени открытости системы при условии обеспечения ее экономической, технической, информационной, правовой безопасности.

Правило 13. Для построения, функционирования и развития системы в условиях расширения международной интеграции и кооперирования следует достигать ее совместимости с другими системами по правовому, информационному, научно-методическому и ресурсному обеспечению на основе строповой и международной стандартизации. В настоящее время введены в действие международные стандарты по системам мер и измерений, системам качестваства, сертификации, аудиту, финансовой отчетности и статистике и др.

Правило 14. Для определения стратегии функционирования и развития системы следует строить дерево целей. Например, показателем нулевого уровня дерева целей системы — критерием Функционирования — может быть максимизация вновь созданной стоимости. Целями первого уровня могут быть повышение качестваства конкретных товаров ресурсосбережение, расширение рынка товаров повышение качестваства обслуживания товаров, организационно-техническое развитие производства, охрана природной среды. На втором и третьем уровнях иерархии целей показатели вышестоящего уровня подразделяются на более частные показатели.

Правило 15. Для повышения обоснованности инвестиций в инновационные _и другие проекты следует изучать доминантные (преобладающие) и рецессивные признаки системы и вкладывать сред в развитие первых, наиболее эффективных.

Правило 16. Из всех целей первого уровня, перечисленных в правиле 14, приоритет следует отдавать качестваству любых объектов управления как основе удовлетворения требований рынка, экономии ресурсов в глобальном масштабе, обеспечения безопасности, повышения качества жизни населения.

Правило 17. При формировании миссии и целей системы следует отдавать приоритет интересам системы более высокого уровня как гарантии решения глобальных проблем.

Правило 18. Из всех показателей качества систем приоритет следует отдавать их надежности как совокупности проявляющихся свойств безотказности, долговечности, ремонтопригодности и сохраняемости.

Правило 19. Эффективность и перспективность системы достигается оптимизацией ее целей, структуры, системы менеджмента и других параметров. Поэтому стратегию функционирования и развития системы следует формировать на основе оптимизационных моделей.

Правило 20. При формулировании целей системы следует учитывать неопределенность информационного обеспечения. Вероятностный характер ситуаций и информации на стадии прогнозирования целей снижает реальную эффективность инноваций. Например, прогнозный экономический эффект инноваций, выполненный на стадии стратегического маркетинга, смело можно уменьшить на коэффициент, равный 0,2—0,5, на стадии НИОКР — 0,5 0 7 производства — 0,6—0,8, эксплуатации — 0,8—0,9. Чем меньше промежуток времени между годом расчета и годом инновации, тем больше значение понижающего коэффициента, меньше разрыв между расчетным и фактическим эффектом.

Правило 21. При построении дерева целей и формулировании стратегии системы следует помнить, что цели системы и ее компонентов в смысловом и количественном значениях, как правило, н е совпадают. Однако все компоненты должны выполнять конкретную задачу по достижению цели системы. Если без какого-либо компонента можно достичь цели системы, значит этот компонент лишний, надуманный или это результат некачественной структуризации системы. Это проявление эмерджентности системы.

Правило 22. При построении дерева целей системы и оптимизации ее функционирования следует изучать проявление свой ее мультипликативности. Например, безотказность системы определяется не сложением, а умножением коэффициентов безотказности ее компонентов.

Правило 23. При построении структуры системы и организации ее функционирования следует учитывать, что все процессы непрерывны и взаимообусловлены. Система функционирует и развивается на основе противоречий, конкуренции, многообразия форм функционирования и развития, способности системы к обучению. Система существует, пока функционирует.

Правило 24. При формировании стратегии системы следует обеспечивать альтернативность путей ее функционирования и развития на основе прогнозирования различных ситуаций. Наиболее непредсказуемые фрагменты стратегии следует планировать по нескольким вариантам, учитывающим разные ситуации.

Правило 25. При организации функционирования системы следует учитывать, что ее эффективность не равна сумме эффективностей функционирования подсистем (компонентов). При взаимодействии компонентов возникает положительный (дополнительный) или отрицательный эффект синергии. Для получения положительного эффекта синергии необходимо иметь высокий уровень организованности системы. Например, если эффект системы из трех компонентов равен И при эффекте каждого компонента, равном трем, то эффект синергии будет равен двум (II —3 — 3 — 3 = 2). Образно говоря, за счет хорошей организованности и взаимодействия компонентов системы мы должны добиться, чтобы 2 + 2 = 5, а не четырем (эффект синергии равен нулю) или трем (эффект синергии отрицательный).

Правило 26. Для снижения инерционности функционирования системы, т.е. увеличения скорости изменения выходных параметров при изменении входных параметров или параметров функционирования системы, следует ориентировать производство на интегрированные автоматизированные модули и системы, обеспечивающие мобильность производства и быстрое реагирование на изменения.

Правило 27. В условиях быстро меняющихся параметров внешней среды системы она должна быть способной оперативно адаптироваться к этим изменениям. Важнейшими инструментами повышения адаптивности функционирования системы являются стратегическая сегментация рынка и проектирование товаров и технологий на принципах стандартизации и агрегатирования.

Правило 28. Для повышения эффективности функционирования системы следует анализировать и прогнозировать параметры ее организованности: показатели пропорциональности, параллельности, непрерывности, прямоточности, ритмичности и др., обеспечивать их оптимальный уровень.

Правило 29. Структура и содержание системы формируются на идеях и принципах стандартизации, без соблюдения которых она не может функционировать. Глобальная конкуренция повышает удельный _вес стандартизованных систем и их компонентов.

Правило 30. Единственным путем развития организационно-экономических и производственных систем является инновационный. Внедрение новшеств (в форме патентов, ноу-хау, результатов НИОКР и т.д.) в области новых товаров, технологий, методов организации производства, менеджмента и других сферах служит фактором развития обще.