Служба приема и размещения
Главная функция портье — информационное обслуживание. Гостей информируют о видах обслуживания, предоставляемых гостиницей, местных достопримечательностях, особенностях, работе почты, транспорта и т.д.
К важнейшим функциям службы приема относятся приветствие гостя и выполнение необходимых формальностей при его размещении. Сотрудник службы приема (портье) является после швейцара, стоящего у входа, практически первым сотрудником гостиницы, с которым контактирует гость.
Менеджер службы приема должен обладать всей возможной информацией о гостинице, уметь четко планировать всю работу, осуществлять постоянный контроль за работой своего отдела. Все вопросы, проблемы и недоразумения гостей должны разрешаться также с его помощью.
Данная служба обеспечивает прием клиентов, прибывающих в гостиницу, регистрацию и размещение их по номерам.
От того, как примут гостя, как его поприветствуют, как быстро будут выполнены необходимые формальности (проверка бронирования, заполнение анкеты, предоплата), во многом зависит первое, часто самое сильное впечатление от гостиницы в целом. В связи с этим к службе приема предъявляются следующие требования:
служба приема должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу. В случае большой площади гостиничного вестибюля динамичный характер интерьера должен сориентировать гостя в направлении расположения стойки службы приема (стойки портье);
стойка портье должна быть чистой, на ней не должно быть беспорядочно разбросанных бумаг и ненужных предметов;
сотрудники службы приема должны иметь безупречный внешний вид и вести себя соответствующим образом. С гостями необходимо разговаривать только стоя. Нельзя заставлять гостей ждать. Портье должен осознавать, что для него нет более важной работы, чем прием гостей.
К функциям службы приема и размещения также относятся:
распределение номеров и учет свободных мест в гостинице, выписка счетов и производство расчетов с клиентами. До прибытия гостя служба приема получает из службы бронирования обработанные заявки, в соответствии с которыми составляет карту движения номерного фонда, помогающую вести учет свободных мест в гостинице. В большинстве крупных гостиниц эта операция производится автоматически с использованием специальной компьютерной программы. В малых и средних гостиницах до недавнего времени для этой цели использовался специальный номерной щит с ячейками, куда вставляли разноцветные карточки, цвет которых определялся количеством дней пребывания клиента в гостинице;
выдача ключей от номеров. В службе приема также расположен шит для ключей от номеров. Как правило, он снабжается специальными ячейками для корреспонденции, телефонограмм и другой письменной информации, адресованной гостям. Сразу после размещения расчетная часть открывает счет на имя гостя. Обычно гость пользуется услугами различных служб гостиницы, предъявляя визитную карточку или называя номер комнаты. Эти службы дают сведения о расходах гостя в расчетную часть, которая включает их в общий счет. В конце пребывания гостя расчетная часть рассчитывается с ним и информирует об этом все гостиничные службы;
ведение картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка, в которой содержится информация, предоставленная всеми службами гостиницы, имевшими с гостем контакт. При повторном приезде гостя благодаря этой информации персонал сможет значительно повысить качество обслуживания, во многом предвосхитив предпочтения и пожелания гостя. Подобная работа позволяет приобретать постоянных клиентов и является дополнительной рекламой гостиницы. На современных гостиничных предприятиях для этих целей создается банк данных о клиентах с помощью компьютерной программы.
Для того чтобы правильно организовать бухгалтерский и налоговый учет в любой гостинице, необходимо в первую очередь представлять себе весь операционный процесс обслуживания гостей и знать, какие первичные документы при этом должны быть оформлены на каждом из этапов этого процессу. Поэтому бухгалтеру следует особое внимание уделить формам первичного учета, которые вместе с краткими указаниями по их применению и заполнению утверждены Приказом Минфина РФ от 13.12.93 г. № 121. Указанные формы первичного учета применяются всеми гостиницами независимо от их организационно-правовой формы без каких-либо изменений и дополнений.
Перечень форм документов строгой отчетности: анкета (форма № 1 -Г); журнал регистрации иностранных граждан (2-Г); счет (3-Г); счет (3-Гм); карта гостя (4-Г); кассовый отчет (5-Г); расчеты оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету (7-Г); квитанция на возврат денег (8-Г); акт о порче имущества гостиницы(9-Г); заявка на бронирование мест (10-Г); автостоянка (11-Г); квитанция на предоставление дополнительных платных услуг (12- Г); квитанция на прием вещей в камеру хранения (13-Г).
Процесс обслуживания гостей в любой гостинице независимо от ее категории можно разбить на несколько этапов:
1)бронирование — предварительный заказ мест в гостинице;
2)прием, регистрация и размещение гостей;
3)предоставление услуг проживания;
4)предоставление дополнительных услуг;
5)окончательный расчет и оформление выезда.
-
Содержание
- Н.А. Комиссарова организация производства на предприятиях туризма и гостиничного хозяйства
- Содержание
- Введение
- Раздел 1 теоретические основы организации производства Тема 1.1 Основы теории организации
- 1. Организация: сущность и основные понятия
- 3. Развитие теории и практики организации производства в России
- 4. Законы организации
- Законы организации
- Законы организации производства, проявляющиеся в статике (структурах)
- Законы органиции производств, проявляющиеся в динамике (процессах)
- 5. Классификация структур
- 6. Общие принципы организации
- 7. Организационно-правовые формы предприятий
- Тема 1.2. Системная концепция организации производства
- Научные подходы к управлению
- Сущность системного подхода. Понятийный аппарат в области системного подхода
- Основные термины и понятия в области системного подхода
- Классификация систем
- Свойства систем
- Правила применения системного подхода
- Тема 1.3. Проектирование структуры организации
- Виды организационных структур
- Виды производственных структур
- Производственная структура цеха предприятия
- Этапы и методы проектирования организационных структур
- Анализ и проектирование организационной структуры
- Организационный план как этап бизнес-планирования
- Тема 1.4. Основы организации труда
- 1. Принципы ориентации коллектива на конкурентоспособность
- 2. Создание морально-психологического климата на предприятии
- 3. Потребности, мотивы и потенциал человека Нужда – Потребности - Запросы
- 4. Кадровое планирование
- 5. Организация и классификация трудовых процессов
- Этапы трудовых процессов
- 6. Историческое развитие концепции о заработной плате
- 7. Основные принципы организации от
- Принципы организации от
- 8. Структура дохода работника
- 9. Организация оплаты труда на предприятии
- 10. Формы и системы оплаты труда
- Тема 1.5. Организация планирования производства
- Сущность и принципы планирования
- Классификация видов планирования
- Организация работ по планированию производства
- Методы планирования
- Бизнес-планирование
- Тема 1.6. Организация производственных процессов
- Сущность и классификация производственных процессов
- Классификация производственных процессов
- Типы организации производства
- Формы организации производства
- Раздел 2 организация производства в индустрии гостеприимства Тема 2.1 Особенности организации индустрии туризма
- Системное представление о туризме. Модель Лейпера
- Туризм как социально-экономическая система. Экономическая эффективность туризма
- Классификация видов туризма
- Влияние туризма на экономику
- Экономическая эффективность туризма
- Экономические показатели развития туризма
- 3. Туристская дестинация. Основные компоненты туристской дестинации. Жизненный цикл туристской дестинации.
- Жизненный цикл туристской дестинации
- Туристская индустрия и ее структура
- Материально-техническая база туризма
- Субъекты туристского рынка. Сегментация туристского рынка
- Сегментация туристского рынка
- Механизм функционирования туристского рынка. Фактор сезонности
- Сезонность функционирования туристского рынка
- Тема 2.2. Организация производства в сфере туризма
- Процесс организации производства туристских услуг
- Основные характеристики турпродукта. Структура услуг входящих в состав тп
- Структура услуг, входящих в состав тп:
- Классы обслуживания туристов
- Проектирование туристских услуг как I этап основного производственного процесса
- Последовательность проектирования
- 5. Формирование тура как II этап основного производственного процесса
- Поиск поставщиков товаров и услуг
- 6. Технология продвижения туристского продукта
- Документооборот в туризме
- Управление жизненным циклом туристского продукта
- Тема 2.3. Организация деятельности туроператоров и турагентов
- Туроператор (то) как производитель услуг. Классификация туроператоров
- Турагент (та) как посредник в реализации услуг. Особенности сотрудничества туроператоров (то) и турагентов в современных условиях хозяйствования
- Классификация виз для туристов
- Тема 2.4. Особенности процесса производства в гостиничном хозяйстве
- Особенности предоставления гостиничных услуг в рф.
- Классификация средств размещения
- Критерии классификации
- Топология гостиниц
- 5. Основные тенденции, влияющие на оформление внутренних помещений гостиницы:
- 6. Система жизнеобеспечения гостиницы
- 7. Основные службы гостиницы
- Служба приема и размещения
- Служба бронирования
- Служба эксплуатации номерного фонда
- 11. Международные стандарты обслуживания в гостиницах
- Тема 2.5. Организация деятельности в предприятиях питания при гостинице
- Предприятия общественного питания гостиничного комплекса
- Организация питания в гостиницах
- 3. Особенности планировочных решений блока питания при гостинице
- Заключение
- Приложение 1 Рабочая программа по дисциплине ««Организация производства на предприятиях туризма и гостиничного хозяйства»» (выписка)