29. Требования к оформлению документов. Оперативное хранение документов. Передача дел в архив.

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Предархивная подготовка дел включает в себя две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

   Оформление дел производится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения — частичному. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Текст документа составляют на государственном языке Рф или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

В небольших по структуре и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь – референт фирмы, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Есть несколько правил, которыми нужно руководствоваться, чтобы оформление дел было упорядоченным и четким:

• подшивайте в дела только те документы, что предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появляются какие-либо не предусмотренные номенклатурой документы, формируйте их в отдельные дела (для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера);

• подшивайте документы в дела только после их исполнения, ведь неисполненный документ может еще понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;

• подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;

• подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Исключение могут составлять экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;

• в деле должно быть не более 250 листов. Слишком объемными делами неудобно пользоваться. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

• наименование структурного подразделения и его индекс;

• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

• дата дела (тома, части);

• количество листов в деле;

• срок хранения дела;

• архивный шифр дела.

 В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть не законсервированы в удалённом архиве), а с другой - всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери

Хранение документов во время их активного использования называется текущим или оперативным. Оперативное хранение документов обычно относится к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу.

Оперативное хранение документов на практике чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах компании, где с ними ведётся работа. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

Когда документы переходят в статус исполненных, их оперативное хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.

Все документы имеют разные сроки хранения, которые определяются по перечням типовых документов с указанием сроков их хранения.

Окончанием оперативного хранения документов служит передача документов на хранение в архив. Это означает полную передачу всех дел долговременного хранения в государственный, ведомственный или другие архивы.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;

• оформление документов, сдаваемых в архив;

• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

• обеспечение сохранности дел;

• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа:

• документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;

• нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);

• в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;

• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела;

• переплетают дело;

• на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.

Главным туристическим брендом российского рынка въездного туризма до 90-х годов была, и на сегодняшний день, пожалуй, остается  компания «ИНТУРИСТ».

Примеры туристических брендов:

• Регион, часть территории, местность - Горный Алтай, Швейцарские Альпы, Крым, Валаам, Соловецкие острова,  Тибет, Камчатка, Черноморское побережье Кавказа и др.

• Природные объекты: реки, озера, горные вершины, водопады и пр. - Озеро Байкал, Волга, Эверест, Везувий, Ниагарский водопад и др.

• Памятники культуры и искусства: дворцы, усадьбы, храмы, архитектурные сооружения, музеи и пр. - Пирамида Хеопса, Тадж Махал, Собор Василия Блаженного, Петергоф, Эрмитаж, Эйфелева башня, Парфенон, Колизей, усадьба А.С. Пушкина в Михайловском и др.

• Маршруты, туры - «Золотое кольцо России», «Великий Чайный путь», «Ожерелье Санкт-Петербурга», «Классическая Италия», «Замки Луары» и пр.

• События, мероприятия: фестивали, праздники - Карнавалы в Бразилии и в Венеции, Octoberfest в Германии, оперный фестиваль в Вене, День огурца в Суздале, крестные ходы на Пасху и пр.

• Природные явления - Белые ночи, северное сияние, солнечное затмение, нерест ценных пород рыб, цветение вереска, альпийских лугов, грибная пора, звездопад и пр.

Самый активный сетевой игрок европейского рынка — французская компания Accor, которой принадлежит сразу четыре бренда из лидирующей десятки: Ibis (694 отеля в Европе), Mercure (479), Novotel (267), и Etap (405). В настоящее время под управлением компании находятся 250 тысяч номеров в Европе, в том числе в отелях таких брендов, как Sofitel, Pullman, M Gallery, Grand Mercure, Suitehotel, adagio, Ibis, all seasons, Formule1 и Motel6.