3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования, технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Принципы организации документооборота:

1. прохождение документа должно быть оперативным. Чтобы сократить время них пребывания в сфере делопроизводства следует проводить различные операции по обработке документов выполнять параллельно. Например копирование и раздача копий

2. каждое перемещение документов должно быть оправданным, необходимо исключить или сократить возвратные перемещения документов

3. порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должен быть единообразным.

Основная задача организации документооборота- прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.

Основными характеристиками потоков , которые учитываются при организации документооборота явл:

-объем потока, который определяется количеством документов , проходящих через канцелярию за год, полугодие или квартал

-структура потока, определяющаяся разновидностью документов, авторством или другими классификационными признаками

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию

Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов разрабатывают маршрутные схемы.

Они включаются в инструкцию по ДОУ в качестве неотъемлемого приложения.

Документопоток входящих документов составляет:

• документы вышестоящих органов власти и организаций

• документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и разного рода запросы.

• Документы организаций смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий

• Письма, жалобы, заявления граждан

В процессе движения входящих документов выполняют следующие операции:

• Прием входящих документов

• Первоначальная обработка (проверка правильности доставки, целостность конверта, проставление отметки о получении, сортировка документов.)

• Предварительное рассмотрение и распределение

• Регистрация

• Рассмотрение документов руководством

• Исполнение резолюций

• Отправка ответных документов

К числу исходящих документов относят главным образом ответные письма и инициативные письма, а так же документы, отправляемые нижестоящим организациям и вышестоящим.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

1. составление проекта документа и его распечатка

2. составление документа и его визирование

3. утверждение и подписание документа

4. регистрация и отправка документа

внутренние документы проходят следующие стадии:

- подготовка проекта

-перепечатка

-согласование

-визирование

-подписание

-исполнение

В целом, маршрут внутренних документов совпадает с маршрутом входящих.

Некоторые виды внутренних документов имеют свои маршруты.

Распорядительные документы(приказы и распоряжения) в обязательном порядке проходят через юридический отдел, протоколы не требуют составления проекта, докладные записки, справки отправляются прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии, копируются, копии рассылаются по структурным подразделениям.