1. Доу. Значение доу в системе управления туристского предприятия. Документ. Его характеристики. Классификация видов документов. Требования оформления

ДОУ- специфическое напрвление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. В документах отражается отражается и учитывается деятельность организаций, фирмы, предприятия.

Организация и ведение делопроизводства требует профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в крупных фирмах ведут подразделения или службы делопроизводства. В небольших фирмах- секретари референты.

Система документации предлагает следование требованиям и нормам создания документа, закрепленными законодательными актами, государственной системой ДОУ, инструкциями, ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.

В СКС и Т вся документация может быть разделена на 3 группы:

1)Документация, связанная с управлением в СКС и Т

2) документация, связанная с технологическими процессами в СКС и Т

3) документация, связанная с туристами, гостями, средствами размещения

Документ-это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Реквизит документа (закреплен ГОСТом например-ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно распорядительные документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно распорядительной документации)-обязательный элемент оформления официального документа.

Официальные документы-созданные юр или физ лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются ГОСТом как официальные документы, используемые текущей деятельностью организации.

Наиболее значимыми реквизитами явл:

• Наименование организации

• Дата и регистрационный номер документа

• Подпись

• Печать

• Грифы согласования и утверждения

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Поэтому орган управления или должностные лица, выпускающие документы обязаны:

1. Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства

2. Издавать документы только в пределах своей компетенции

3. Соблюдать действующие правила составления и оформления документов.

Классификация документов-деление документов на классы по наиболее общим признакм сходства и различия.

1. по видам:

   • организационно правовые

   • распорядительные

   • справочно информационные

   • справочно аналитические

   • плановые

   • отчетные

   • документы по личному составу(кадровые)

2. по форме изложения

   • индивидуальные

   • типовые

   • трафаретные

3. по содержанию

   • простые (рассматриваетс 1 вопрос)

   • сложные (несколько вопросов)

4. по происхождению

   • официальные

   • личные

5. по месту происхождения

   • внешние

   • внутренние

6. по срокам хранения

   • постоянные

   • временные

7. по гласности

   • ограниченного доступа

   • без ограничений доступа

8. по средствам фиксации информации

   • рукописные

   • машинописные

   • электронные

   • графические

   • кино-фото-фонодокументы

9. по юридической значимости

   • оригинала

   • копии

   • дубликаты

   • черновики

   • выписки

10. по срочности

    • срочные

    • несрочные

унификация документов- установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых норм и правил их составления и оформления.

Система документации- совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Основой для систематизации документов в информационно поисковых системах общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Функция документа- целевое назначение, присущее документу.:

1. информационная- запечатление, фиксация, сохранение, передача информации

2. социальная-запечатление, сохранение и передача социально-значимой информации. Социально значимым является любой документ, поскольку он порожден конкретной общественной потребностью

3. коммуникативная- передача информации во времени и пространстве

4. управленческая – документ как средство управленческой деятельности, выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия

5. правовая- функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений

6. функция учета- регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.

7. Культурная функция- документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной информации, как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фоно и аудиовизуальных способов запечатления

8. Функция исторического источника- документ становится историческим источником с момента его возникновения , а не тогда когда он поступил на постоянное хранение в архив.

Документ сочетает в себе несколько функций, которые тесно переплетены между собой.