20. Самоменеджмент

Самоменеджмент включает в себя пять внешних функций:

1. Постановка целей.

2. Планирование.

3. Определение приоритетов.

4. Самоконтроль.

5. Организация трудового процесса.

Кроме того, есть внутренняя функция – работа с информацией. «Вокруг нее в известной мере вращаются остальные функции, так как обмен информацией необходим во всех фазах процесса самоменеджмента».

Самоконт-роль (5)

Постановка целей (1)

Работа с информа-цией (6)

Организация трудового процесса (4)

Планирование (2)

Определение приоритетов (3)

Постановка целей. Это из важнейших функций самоменеджмента. Следование ей означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию сил и активности на том, что должно быть достигнуто, она является «подстрекателем» действий, мотивом, определяющим активность.

Процесс постановки целей состоит из нескольких фаз. Имеется в виду:

1. Определение жизненных целей и точная их формулировка, их дифференциация на личные и профессиональные, выделение кратко-, средне- и долгосрочных целей.

2. Определение личных ресурсов, то есть средств для достижения целей. При этом важно представить свои слабые стороны, составить перечень неудач, отметить причины этих неудач; подумать, как избавиться от того, что может быть препятствием на своём жизненном пути.

3. Проведение анализа «цель-средство», в ходе которого необходимые для достижения целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого необходимо обратиться к составленной «инвентарной описи» целей и выбрать несколько из них, определить необходимые для их достижения средства.

4. Определение практических мер для достижения целей. При этом необходимо учитывать, что каждая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и определены желаемые результаты.

5. Контроль за реализацией. Здесь следует подчеркнуть, что постановка целей – перманентный процесс, цели могут изменяться со временем. В процессе контроля за из реализацией может выясниться, что прежние представления были неверными или запросы оказались завышенными, либо заниженными.

Планирование – следующая функция самоменеджмента. Благодаря планированию обеспечивается рациональное использование своего достояния – времени. С позицией самоменеджмента это означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.

При увеличении затрат времени на разработку планов сокращается время, необходимое для их исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Специалистам рекомендуется на планирование расходовать около 1% планового времени (дня, месяца, года).

Определение приоритетов. Данная функция самоменеджмента предполагает выбор первоочередных задач и дел. Удачливые менеджеры отличаются тем, что, успевая решать во время рабочего дня множество важных вопросов, в течении определенного времени они бывают заняты выполнением одной единственной задачи. Предпосылками для этого служат: принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.

Здесь важно помнить принцип В. Парето, определяющий «соотношение 80:20». Это означает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов. Остальные 80% времени дают лишь 20% общего итога.

Организация трудового процесса. В соответствии с данной функцией самоменеджмента, рабочий день целесообразно условно разделить на три части: начало (до 9 часов), основная часть (с 9 до 18 часов), конец (после 18 часов). В каждой из них есть свои правила. Так, для третьей части рабочего дня их можно сформулировать следующим образом: контролируйте результат своей работы, составляйте план на следующий день, отправляйтесь домой с хорошим настроением. И ещё. «В смысле позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и ценность имеет каждый день».

Самоконтроль. Это последняя функция во внешнем кольце круга самоменеджмента. Благодаря ему улучшается трудовой процесс и определяется, были ли достигнуты поставленные цели. Кроме того, самоконтроль способствует совершенствованию личного стиля работы.

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и постоянно задавать себе следующие вопросы:

Действительно ли я решаю необходимые задачи?

Подхожу ли я к предстоящей деятельности?

Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?

Веду ли я борьбу с «поглотителями времени»?

Работа с информацией. Как уже отмечалось, эта функция самоменеджмента является важным связующим звеном между другими функциями. Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления.

Обобщая, можно подчеркнуть, что самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное исполнение руководителем испытанных методов работы в повседневной практике. Это также самовоспитание и самообучение (с целью достижения тех или иных целей). Самоменеджмент необходим для того, чтобы оптимально использовать своё время и свои возможности (жизненные силы). Благодаря этому можно преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.