2.4.Функциональные обязанности персонала туристической фирмы.

Функция – это деятельность, которую человек выполняет систематически, и взамен получает заработную плату. Определенную функцию могут выполнять люди, занимающие различные должности.

Функциональные обязанности Генерального директора:

• полностью координирует деятельность туристской фирмы;

• осуществляет регулирование финансовой части деятельности туристской фирмы;

• устанавливает кадровый состав работников а туристской фирме;

• подбор, отбор и подготовка кадров в туристской фирме;

• проверяет и контролирует деятельность всех отделов и подотделов в рамках данной туристской фирмы.

• принимает программы, предложенные отделами и подотделами;

• заключает контракты с внешними и внутренними поставщиками;

• одобряет бюджет фирмы необходимый для продвижения и рекламы туристской фирмы;

• представляет интересы туристской фирмы в отношениях с партнерами, профессиональными ассоциациями и др. организациями;

• проверяет и принимает бюджет туристской фирмы;

• разрабатывает стратегию развития туристской фирмы и информирует Генеральное Собрание Акционеров о запланированных мероприятиях;

• периодически информирует Генеральное Собрание Акционеров по поводу деятельности туристской фирмы.

• самостоятельно принимает решения, за которые в последствие полностью несет ответственность. В его подчинении находятся все работники туристской фирмы.

Функциональные обязанности Коммерческого директора:

• координирует финансово-экономическую деятельность туристской фирмы;

• совместно с главным бухгалтером осуществляет расчет цен для туристических пакетов;

• при согласовании с Генеральным директором устанавливает комиссионные для туристических пакетов;

• совместно с Генеральным директором анализирует и координирует внутренние потребности туристической фирмы;

• анализирует финансовые фонды туристской фирмы;

• оформляет прошения, необходимые для получения кредитов;

• устанавливает коммерческие отношения с деловыми партнерами;

• совместно с Генеральным директором координирует бюджеты, необходимые для продвижения и рекламы туристской фирмы;

• постоянно ищет новых партнеров, и различные возможности для увеличения объема прибыли и престижа фирмы;

• замещает Генерального директора во время его отсутствия.

Функциональные обязанности главного бухгалтера:

• осуществляет все операции по ведению бухгалтерского учета;

• ведет ежедневный учет бухгалтерских операций;

• составляет периодический анализ состояния счетов;

• заполняет платежные поручения и начисляет заработную плату;

• несет ответственность за своевременную оплату всех обязательств перед государственными органами;

• несет ответственность за предоставление необходимой и своевременной информации контролирующих органов;

• обязан представлять данные и постоянно информировать Генерального директора по поводу ведения финансового и налогового учета на фирме;

• совместно с коммерческим директором осуществляет расчет цен для туристических пакетов;

• осуществляет банковские операции;

• осуществляет ежегодную инвентаризацию.

Функциональные обязанности менеджера по персоналу:

• формирует состав персонала агентства;

• ведет постоянный учет персонала;

• представляет генеральному директору информацию о потребностях в служащих;

• по приказу генерального директора принимает на работу в туристской фирме;

• проводит набор кандидатов на определенную должность и осуществляет дальнейший отбор для конкретной должности;

• способствует повышению квалификации и переподготовке кадров;

• проводит аттестацию и оценку персонала;

• вносит изменения в контракты о трудоустройстве, а также регистрирует изменения в трудовых книжках работником.

Функциональные обязанности менеджера по бронированию и продажам:

• организует внутренний, въездной и выездной туризм;

• осуществляет анализ туристических программ;

• формирует туристические маршруты;

• составляет оценочные сметы стоимости предоставляемых услуг;

• изучает и применяет на практике различные способы по созданию и продаже туристических пакетов;

• представляет услуги по приему и доступу туристов к туристическим объектам, в рамках своих функциональных обязанностей;

• проводит анализ услуг, которые предоставляют другие туристические агентства;

• по необходимости проводит отбор, подготовку и распределение информации относительно существующих гостиниц, туристических маршрутов, расписания поездов и самолетов, инструкций валютного характера, виз, паспортов, страхования.

Функциональные обязанности менеджера по работе с клиентами:

• поддерживает отношения с другими туристическими фирмами;

• формирует базу данных всех клиентов туристской фирмы;

• постоянной следит за изменениями тарифов на представляемые услуги, а также за условиями контрактов, как на национальном, так и на международном уровне;

• распространяет заказы поставщикам;

• поддерживает отношения с клиентами и поставщиками;

• ведет корреспонденцию с туристическими фирмами внутри страны, а также с иностранными партнерами;

• осуществляет прием и подтверждение заказов.

Функциональные обязанности менеджера отдела тикетинга:

- заключение контрактов с авиа компаниями и осуществляет дальнейшую работу с ними;

- продажа авиа билетов;

- оформляет и проверяет периодические документы по отчислению денежных средств авиа компаниям;

- ведет учет прихода и расхода в рамках своего отдела;

- несет ответственность за правильность осуществления расчетов;

- предлагает мероприятия по привлечению клиентов к услугам фирмы;

- продвигает программы по увеличению объема продаж.

Функциональные обязанности туристического гида:

- принимает к обслуживанию туристическую группу;

- проверяет соблюдение всех требований по проживанию, питанию, транспортировке участников группы, а так же дополнительные услуги;

- проверяет состояние автотранспорта;

- от организатора поездки получает все материалы – книги, брошюры, и другие, где отмечены все туристические объекты, которые предусмотрены программой;

- обеспечивает посадку туристов и погрузку багажа в транспортное средство;

- по мере продвижения по маршруту рассказывает о программе, информирует туристов о встречающихся туристических объектах;

- проверяет, если туристы ничего не забыли в транспортном средстве;

- обеспечивает оперативное распределение туристов и их багажа по комнатам, в соответствии с составленной диаграммой;

-проживает в том же месте, где и группа, которую он сопровождает. Также сообщает туристам свое имя и номер комнаты;

- следит за поддержанием комнат в соответствующем состоянии;

- обеспечивает своевременный подъем туристов, в случае если того требует туристическая программа;

- предлагает туристам дополнительные услуги;

- обеспечивает подготовку специального меню по желанию туристов;

- присутствует во время обслуживания столов;

- следит за выполнением всех мероприятий предусмотренных программой;

- обеспечивает нормальный отъезд туристов, по завершению туристической программы.